動画・映像制作におけるRFP(提案依頼書)の作り方【サンプルあり】


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「動画・映像の制作会社を選定するためにRFP(提案依頼書)を作る必要があるものの、どのような項目を書けば良いのかわからない」「動画・映像制作におけるRFP(提案依頼書)作成のポイントを知りたい」

このような方に向けて、動画・映像制作におけるRFP(提案依頼書)の作り方を解説していきます。すぐに使えるRFP(提案依頼書)サンプルもご用意しているので、ぜひご一読ください。

動画・映像制作向けRFP(提案依頼書)のWordサンプルを無償公開

Word形式でご用意した動画・映像制作向けRFP(提案依頼書)のサンプルを、下記からダウンロードいただけます。いずれも編集可能ですので、貴社の具体的な状況に応じて内容を書き換えてご活用いただけます。

また、本記事の内容はサンプルで取り上げている内容と連動しているので、サンプルを参照いただきながら記事を読み進めていただくことでより理解を深めていただくことができます。

>>RFP(提案依頼書)サンプルをダウンロードする(Word形式)

動画・映像制作でRFP(提案依頼書)を作成する目的とは?

動画・映像制作において、RFP(提案依頼書)を作成する目的は、一定の条件下で複数の制作会社から提案をもらい、客観的な視点から最適な発注先を見極めるためです。

広告、ブランディング、採用など、すでに多くの企業が様々な目的で動画・映像を活用しています。こうしたニーズの高まりを含めて、今日では個人のクリエイターも含めて大小様々なところが動画・映像制作を請け負っています。

このような状況で、「自社をかっこよく紹介できる動画を作りたい」「今風の採用動画を作りたい」といった抽象的な要件だけでは、数多く存在する制作会社の中から最適な発注先を見極めることは困難です。

最適な発注先を見極めるには、複数の制作会社から一定の制約の中で検討した提案を受ける必要があります。そのため、提案に先立ってできる限り要件を具体的に記載したRFP(提案依頼書)を提示することが欠かせません。

動画・映像制作におけるRFP(提案依頼書)の一般的な記載項目とは?

動画・映像制作におけるRFP(提案依頼書)には、一般的に次のような項目を記載します。

概要・基本情報
前提課題
ゴール
ターゲット
動画・映像のトンマナ
予算
選定スケジュール
体制
納品物
納期
契約に関する項目

各項目について、以降で詳しく解説していきます。

1.概要・基本情報

簡単な挨拶文を添えた上で、動画・映像制作プロジェクトの概要を説明します。あわせて、正式な社名や拠点所在地といった自社の基本情報も記載するのが一般的です。

2.前提課題

動画・映像制作の外注を検討するに至った前提課題を説明します。市場の認知度、自社サイトへの流入数、問い合わせの件数、採用への応募件数など、できる限り定量的な数値を用いて現状の課題を可視化しておくと提案依頼を受けた制作会社側の理解が深まります。

3.ゴール

動画・映像を制作することで到達したいゴールを記載します。「製品紹介動画を製品サイト上で公開することで、サイト流入後の問い合わせ獲得率を20%改善する」「会社紹介動画を採用サイト上で公開することで、月間の応募件数を30件増やす」といった定量的な数値で示しておくと、その後の候補ベンダーからの提案の解像度が高まるほか、制作した動画・映像を公開した後に具体的な数値にもとづいて効果を検証しやすくなります。

4.ターゲット

動画・映像編集の技術が進歩したことで、最近では3DCGやVRを用いた動画も目立つようになりました。一見すると、こうした技術を駆使したものの方が”良い”動画・映像と思われがちです。しかし、単にこうした技術を駆使するだけでは、費用がかさむ一方で視聴者に「派手な動画・映像」と受け取られるだけで終わってしまうおそれがあります。

「3」で明確化したゴールに到達できる動画・映像を制作するには、自社がターゲットとする視聴者を解像度高く理解することが欠かせません。具体的には、次のような項目を仮定したペルソナを設定するのが一般的です。

年齢
性別
所属する企業の規模・役職
家族構成
情報収集の手段
趣味・趣向

5.動画・映像のトンマナ

RFP(提案依頼書)には、「4」で決めたターゲットのほか、自社のブランドイメージや掲載を予定しているウェブサイトのデザインなどを踏まえて、動画・映像のトンマナを記載しましょう。トンマナとは、「トーン(Tone)&マナー(Manner)」の略で動画・映像をはじめとする様々なコンテンツ間で一貫性を保つためのルールを指します。具体的には、全体のイメージ、カラーコード、ロゴの使用ルールなど様々な要素が含まれます。

6.予算

制作会社からすると、予算次第で動画・映像制作に費やせる体制や工数が大きく異なります。そのため、「想定予算:〇〇万円〜〇〇万円」といった形で予算範囲を示しておくと良いでしょう。

一方で、予算を超過するものの提案内容が他の制作会社とは一線を画する場合もあります。そのような提案を受ける機会を失わないために、「予算を超過する場合には、提案書内でその理由を説明すること」といった注釈を設けておくと良いでしょう。

ただし、相場感がわからない場合にはあえて予算を記載しないことも選択肢の1つです。RFP(提案依頼書)で相場よりも高い予算を提示してしまうと、不必要に高い見積が含まれる提案を受けることになってしまうおそれがあるからです。

7.選定スケジュール

発注先の選定は、一般に下記のスケジュールで進みます。RFP(提案依頼書)には、それぞれのステップの期間や期限を明記しましょう。

一般的な発注先選定スケジュール
RFP(提案依頼書)公開
1.RFP(提案依頼書)に対する質問受付
2.RFP(提案依頼書)への回答
3.提案・見積提出
4.提案プレゼン
5.提案内容に対する質問と回答
6.選定結果の通知

8.体制

RFP(提案依頼書)には、動画・映像制作に関わる自社の体制を明らかにしましょう。選定段階はもちろん、発注後に動画・映像のチェックを行うステークホルダーを明らかにしておくことで、制作会社側はコミュニケーションを取りやすくなりからです。

9.納品物

制作会社によって、納品物の認識が異なることが少なくありません。そのため、RFP(提案依頼書)には納品物を具体的に記載して発注後に認識の齟齬が生じないようにしましょう。

【主な納品物】
要件定義書
字コンテ
絵コンテ
動画データ
など

10.納期

自社と制作会社との間で、RFP(提案依頼書)に記載した動画・映像の制作に要する期間の想定に乖離があるということが珍しくありません。また、特に年度末は予算消化を目的に動画・映像の制作を依頼する企業が多く、制作会社のリソースがひっ迫していることが珍しくありません。

必要なタイミングまでに動画・映像の制作を完了するために、RFP(提案依頼書)には納期を明記するようにしましょう。

11.契約に関する項目

一部のドキュメントについて二次利用料を請求された
運用開始後、ある機能に不具合が見つかったが、何ら対応をしてもらえなかった

このようなトラブルを防ぐために、RFP(提案依頼書)には契約に関する主に下記のような情報を記載しておく必要があります。

当社の権利
検収・支払条件
瑕疵担保責任
秘密保持契約

動画・映像制作におけるRFP(提案依頼書)の作り方・書き方のポイントとは?

1.目的を明確にする

下記のように、動画・映像を活用する目的は様々です。

会社紹介

会社全体のブランディングや認知向上などが主な目的。企業情報、ビジョン、ミッション、トップメッセージなどを紹介。

製品・サービス紹介

特定の製品・サービスのPRや顧客獲得が主な目的。製品・サービスの機能や特長、導入事例、口コミなどを紹介。

採用動画

求人への応募獲得が主な目的。社員インタビュー、オフィス紹介、福利厚生制度などを紹介。

一方で、目的によってRFP(提案依頼書)を受けた制作会社からの提案が大きく異なってきます。そのため、RFP(提案依頼書)の作成にあたっては目的を明確にすることが特に重要です。前項の「3.ゴール」で示したように、できる限り定量的な数値で動画・映像を制作する目的を明確化することで的を射た提案を受けやすくなります。

2.評価基準を反映する

特に高額な費用が発生する動画・映像制作プロジェクトの場合、発注先の選定に複数のメンバーが関わるのが一般的です。そして、クリエイティブの要素が強く、かつ自社内に知見を持つメンバーがいないということが珍しくない動画・映像制作では、選定に関わる各メンバーが候補先からの提案を主観的に評価してしまいがちです。そのため、選定時の議論が噛み合わずに発注先決定に時間を要してしまうことが珍しくありません。

このような事態を防ぐには、3DCGやVRの使用といった表面的な工夫だけではなく、前項で取り上げた項目を総合的かつ客観的に評価できるように、あらかじめ点取表や○×表を作成する必要があります。そして、それぞれの評価項目を漏れなくチェックするために、提案の前提となるRFP(提案依頼書)を、評価シートを意識した設計にしておく必要があります。そのためには、RFP(提案依頼書)と評価シートは並行して作成を進めることが重要です。

3.他のメンバーの知見を借りる

製品紹介動画制作のRFP(提案依頼書)作成にあたって、ターゲットを解像度高く設定するために営業部門へのヒアリングを行う
会社紹介動画制作のRFP(提案依頼書)作成にあたって、今年新卒で入社した社員に就職活動時に重視していた企業選びのポイントや、最終的に入社を決意した決め手を聞くアンケートを行う

RFP(提案依頼書)の作成にあたっては、上記のように他のメンバーの知見を借りることで、その質を高めることができます。そして、質の高いRFP(提案依頼書)を作成できれば、候補先からもより具体的な提案を受けることができるようになり、最適な発注先を見極められるようになります。

まとめ

今回は、動画・映像制作におけるRFP(提案依頼書)の作り方のポイントを解説してきました。冒頭でご紹介したサンプルを活用していただきつつ、本コラムで解説した内容を参考にしてぜひRFP(提案依頼書)を作成してみてください。

一方で、動画・映像制作のアウトソーシング先を選定するにあたって次のような課題を感じている方も多いのではないでしょうか?

「初めて動画・映像制作をアウトソーシングするので、RFPを受けて提案をしてくれる制作会社が見つからないのではないかと不安」
「動画・映像を活用したい時期が迫っているので、短納期で対応可能な制作会社をできるだけ早く見つけたい」

このような悩みをお持ちの方は、Ready Crew(レディくる)をご活用ください。レディくるは、ビジネスマッチング業界No.1(※2)の実績を誇り、完全無料でご利用いただけるサービス。すでに20,000社を超える企業様にご活用いただいています。経験豊富なコンシェルジュが貴社の要件に合った動画・映像の制作会社をご案内させていただきますので、最適な発注先をスピーディーに決めていただくことができます。

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※2:日本マーケティングリサーチ「2020年 12 月期 ブランドのイメージ調査