勤怠管理システムを導入する4つのメリット|選び方のポイントとは


従業員の増加やリモートワークの導入などで、従業員の勤怠管理に課題を感じている企業もいるのではないでしょうか。 正しく勤怠管理できなければ、従業員に対して正確な給与計算ができなくなるだけでなく、適切な人事考課が行えなくなる恐れがあります。 その対策のひとつが勤怠管理システムです。今回は、勤怠管理システムを導入することで解決できる問題と、勤怠管理システムによって得られるメリットを紹介します。 勤怠管理の改善を考えている経営者や管理職の方は、ぜひ参考にしてみてください。


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勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは、勤怠管理業務をサポートするためのシステムです。主な機能として、以下の作業をシステム上で記録して集計を行います。

・出退勤時刻の記録
・休暇申請
・シフト管理

インターネットが普及し、勤怠管理システムが登場するまではタイムカードやExcel(エクセル)などを使って出退勤時刻を記録する形が一般的でした。その後、働き方改革で勤怠管理の重要性が見直されたことをきっかけに、勤怠管理のあらゆる手法が登場しています。

現在では勤怠管理がシステムへのログイン、スマートフォン、ICカード、などさまざまな方法で出退勤時刻を記録できるようになっています。

また勤怠管理システムの利用形態として、クラウド型の勤怠管理システムが増えています。しかしセキュリティ対策のため、社内にサーバーを設置するオンプレミス型の勤怠管理システムを利用している企業も少なくありません。

勤怠管理システムのメリット

出退勤時刻の記録や休暇申請などを管理できる勤怠管理システム。では、勤怠管理システムを利用することで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、勤怠管理システムを導入することで得られる4つのメリットを紹介します。

正確な打刻

勤怠管理システムを利用する最大のメリットは、正確な出退勤時刻を打刻できることです。

タイムカードを使ったやり方では、従業員がタイムカードの列に並んで出退勤時刻を打刻しなければなりません。そのため、正しい出退勤時刻を打刻できなかったり、タイムカードへの打刻を忘れたりする事態が発生しやすいのが現状です。

またエクセルや紙の日報による出退勤時刻の申請では、残業時刻の過少申告、早退や欠勤の無申告といった不正を防止できません。

勤怠管理システムなら、従業員がPCやスマートフォンで出退勤時刻を打刻できるため、正確な時刻を記録することが可能です。さらに打刻したデータを修正した場合、修正履歴もシステム上で把握できるため、出退勤時刻の不正打刻を防ぐことにもつながります。

労働時間の管理

2つ目のメリットは、従業員の労働時間を正確に管理できることです。

勤怠管理システムは従業員の労働時間だけでなく、残業時間、遅刻、早退、欠勤、休暇などの取得状況も管理できます。欠勤の回数や休日出勤の有無などを把握しやすく、労務管理の最適化にもつながります。

従業員の労務管理は企業の義務であり、適切な労務管理が行われていない場合、従業員とのトラブルに発展する可能性があります。さらには、法令遵守が徹底されていない企業として、外部からのイメージが悪化する恐れもあるでしょう。

勤怠管理システムを導入して労働時間を正しく管理しておくことで、職場環境の改善や業務内容の見直しなどに役立てられます。

業務効率化

3つ目のメリットは、人事や労務担当者の業務効率化につながることです。

人事や労務担当者は、従業員の給与計算を行うために、従業員の労働時間や休日申請などを集計し、給与管理システムに入力する必要があります。

給与管理システムにデータを入力する際に集計間違いや入力ミスが起きると、従業員に正しい給与が支払われなくなってしまいます。

このような事態を防ぐために、データの集計や入力には慎重な作業が必要です。ミスを防ぐためにはダブルチェックを行うなど、人員とリソースを十分に確保しなければならず、効率の良い作業とはいえません。

勤怠管理システムなら、従業員が入力したデータを自動で集計できるため、手作業での集計が不要になります。

また給与管理システムと連動する勤怠管理システムを利用すれば、従業員の労働時間が自動で給与管理システムに反映されるため、入力ミスを防げるだけでなく、給与計算にかかっていたリソースも削減できます。

このように勤怠管理システムを導入することで、人事や労務担当者の業務負担を軽減し、業務効率化も実現できるのです。

打刻のしやすさ

4つ目のメリットは、打刻のしやすさです。

勤怠管理システムはスマートフォンでも打刻できるため、直行直帰など出社せず勤務する場合でも従業員は正しい勤務時間を打刻できます。

そのほかにも、有給休暇や時間休などの事前申請もシステム上で行えますので、書面による申請の必要がなくなるでしょう。上司側もシステム上で申請を確認して承認できるため、押印する手間を省けます。

このように、出退勤時刻の打刻や休日申請が効率化すれば、働きやすさにもつながり、社員エンゲージメントの向上が見込めます。

勤怠管理システムを選ぶポイント

現在、さまざまな企業から勤怠管理システムがリリースされていますが、それぞれに機能やサービスが異なります。そのため、自社に適した勤怠管理システムを選ばなければ、システムを導入しても勤怠管理の問題が解決しない可能性があるのです。

では、どのような点に注意して勤怠管理システムを選べば良いのでしょうか。ここでは、勤怠管理システムを選ぶ際のポイントを紹介していきます。

機能は充実しているか

ひとつ目のポイントは、機能が充実しているかです。

社内ルールや利用状況に合った機能が搭載されているか、正しい勤怠管理を行うために必要な機能が備わっているかを確認しましょう。

機能面だけでなく、従業員の使いやすさを考慮することも重要になります。無料トライアルが試せるサービスであれば、実際に従業員に使ってもらい意見を集めることも効果的です。

パッケージシステムとして製品化された勤怠管理システムを導入する場合は、自社のニーズに合わせて機能をカスタマイズできるかも確認しておくことをおすすめします。

サポート体制はあるか

ふたつ目のポイントは、サポート体制は整っているかです。

新しいシステムを導入する際、従業員は使い方に慣れていないため、さまざまなトラブルの発生が予想されます。トラブルが発生したときにシステム会社から十分なサポートを得られないと、通常の業務にも影響が出る恐れがあるのです。

そのため、問題が発生したときにスピーディーに対応してくれるシステム会社を選ぶことが重要です。

このように、自社に合った勤怠システムを選ぶためには、自社の勤怠管理に関する課題を特定して、サポート体制が充実しているシステム会社を探し出す必要があります。

そのためには、さまざまな勤怠管理システムの特徴やサービスを調べて比較しなければならず、時間と手間のかかる作業といえるでしょう。

また業務内容や勤務形態が特殊な企業では、クラウド型やパッケージタイプなど、既製の勤怠管理システムでは思うように業務改善できないケースも珍しくありません。

自社にマッチした勤怠管理システムが見つからない場合は、自社独自の勤怠管理システムを開発する方法もあります。独自の勤怠管理システムを開発すれば、求めている機能を自由に装備できるため、勤怠管理に関する課題を解決できるでしょう。

自社に合った勤怠管理システムの開発をアウトソーシングするなら、ReadyCrew(レディくる)へご相談ください。

ReadyCrew(レディくる)は、課題を抱える企業のお悩みを丁寧にヒアリングして一番合ったパートナー企業を紹介する、ビジネスマッチングサービスを提供しています。コンシェルジュが勤怠管理に関するお悩みを丁寧にヒアリングして、ニーズにマッチしたシステム会社をご案内します。

システム導入後も、勤怠管理のお悩みが解決するまで並走してサポートしますので、安心してReadyCrew(レディくる)へお任せください。

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まとめ

今回は勤怠管理システムを導入することで解決する問題と、勤怠管理システムによって得られるメリットを解説してきました。

勤務管理システムの導入により、従業員の労働時間や休日申請を管理し、人事や労務担当者の業務効率化へつなげることができます。

もし自社に適した勤怠管理システムが見つからないときは、システム開発も検討しましょう。システム開発のアウトソーシングなら、ReadyCrew(レディくる)へお任せください。