以前使っていたシステムは拡張性があまりなく、API経由でデータ抽出ができなかったことから、CSVファイルをダウンロードして加工して…といった人手が必要となる作業が発生していました。他にも監査で「いくら以上の稟議だけ抽出したい」となった際に、簡単にデータを出せるのが理想です。今まで人間がやっていたことをなるべく自動化し、工数はもちろんのこと、マインドシェアも減らしていきたいと考えていました。
kickflowを選んだ理由は拡張性の高い機能がラインナップされている点、またAPIが豊富な点が決め手でした。特にkickflowはSlack連携が標準機能として備わっているのが魅力的でした。社内コミュニケーションがメールからチャット（Slack）に移行していたので、Slack上で通知を受け取り承認まで完了する体験作りは重要視していましたね。また、他にも重要視していたユーザー体験としては契約締結のフローです。これまでは稟議や押印申請というワークフローを回し、最終的には紙で契約締結していました。現在はkickflowとクラウドサインをAPIでつなぎ、稟議書が通ればクラウドサイン発注書を自動送信する仕組みにしたので、契約締結が圧倒的に楽になりました。
グループウェア上で飛び交っていた多くの全社的な申請業務をkickflowに集約。管理部門による中央集権的な管理と現場に移譲で業務改善のスピードが向上
従来紙だった申請承認フローをデジタル化。現場の負担なく出社や郵送コストを削減。使いやすいUIで申請者からも好評。
機能不足や情報システム部の負担が大きかった内製型のワークフローシステムからkickflowに切り替え、条件分岐・代理申請など柔軟な承認フローを実現しながら、メンテナンス工数など管理コストを大幅に削減
グループウェアの一部だったワークフローシステムの管理・メンテナンスで情シスのスタッフ1名に大きな負担がかかっていたところ、kickflowの導入を通して、属人化の解消・現場への権限移譲や承認リードタイムの短縮まで実現
