「稟議書」や各種の「支払依頼書」、施設を整備するための「営繕依頼書」など、実現できていない申請がグループウェア上で数多く飛び交っていました。グループウェア上では誰でも簡単に申請ができるというメリットがありましたがその反面、申請者が関係するであろう部署、またその部員に向けて情報を発信することで、決裁を伺うまでに必要以上に多くのスタッフを巻き込む煩雑さがデメリットとしてありました。また、既にシンプルな申請書類においてはワークフローシステムで実現、かつ定着もしておりましたが、より複雑なものに関しては情報システム部門の制作担当者に業務負担が集中し、新規ワークフローフォームの作成がなかなか進みませんでした。情報システム部門もかなり忙しく、ワークフローの作成にあたり業務理解や見直しなどの折衝を制作担当者だけに負担してもらうこと自体、無理がありました。
運用方針や状況と一番マッチしたのがkickflowでした。全国数千名のスタッフがワークフローシステムを使うことを考えると、分かりやすく直感的なUIが求められます。kickflowは直感的に使えるUIでありながら柔軟な機能を搭載しており、これならいける、と考えました。また、部署ごとでワークフローを構築制作できる環境を整えたいと考えていたため、「権限管理」が細かく設定できるkickflowの機能性に着目しました。質を保ちながらもスピーディーに制作・改善を行うには、管理部門が中央集権的にきちんと管理できつつ、各部署は自由にワークフロー制作ができるという2つの要素の「両立」が必要だったのです。kickflowは条件分岐機能や閲覧権限のコントロール、シングルサインオンなど我々の要求する水準の機能を豊富に搭載していたため、弊社にとって最適と判断し選定しました。
APIが充実したワークフローシステムkickflowの導入により、業務の自動化・従業員のマインドシェアの低下・ペーパーレスなど総合的なバックオフィス業務の効率化を実現
従来紙だった申請承認フローをデジタル化。現場の負担なく出社や郵送コストを削減。使いやすいUIで申請者からも好評。
機能不足や情報システム部の負担が大きかった内製型のワークフローシステムからkickflowに切り替え、条件分岐・代理申請など柔軟な承認フローを実現しながら、メンテナンス工数など管理コストを大幅に削減
グループウェアの一部だったワークフローシステムの管理・メンテナンスで情シスのスタッフ1名に大きな負担がかかっていたところ、kickflowの導入を通して、属人化の解消・現場への権限移譲や承認リードタイムの短縮まで実現
