これまで、勤怠・給与計算・ワークフロー・社内メディア・コミュニケーションツールなどのあらゆる機能が詰まったモノリシックな内製システムを使っていました。そもそも汎用ワークフロー専門のシステムとして開発したものではなかったため、機能が足りていませんでした。具体的には、承認フロー設定の柔軟性や条件分岐、申請入力フォームの多様性などに制約がありました。そのため、必然的にワークフローの種類が膨大になってしまい、申請者が誤った申請をしてしまうことも多かったですし、承認者も申請内容をテキストボックスから目検で確認する不便さがありました。また、管理面においても、ユーザーの追加や組織変更対応における作業量が膨大で、申請ルートや内容の整合性をチェックするのも大変でした。
kickflowはフォームや経路の関係性がシンプル。そのため、その場で設定を変更したいと思ったら、すぐに実行できるのがいいと思いました。また、組織のバージョン管理機能などメンテナンスのしやすさを感じました。ワークフローは色々な製品がありますが、kickflowはシンプルだからこその機動性の高さと機能面のバランスがちょうどいいと思いました。以前は金額などで条件分岐ができず、ワークフローが約130本ありました。kickflowの機能で金額や役職、申請内容に応じた条件分岐を設定し、申請フォームを統廃合することができ、本数を3割ほど削減しました。また、以前は直列でしか承認経路を設定できなかったのですが、並列承認や経路の条件分岐、閲覧設定などを活用し、承認ステップを短縮する事ができました。他にも汎用マスタも活用して、申請者の入力ミスを防止したり、申請内容のチェックもしやすくなりました。Teams連携などの効果により、承認リードタイムは短縮されましたね。また、先日の組織変更では、組織図のバージョンアップ機能を活用して効率的に対応できました。
APIが充実したワークフローシステムkickflowの導入により、業務の自動化・従業員のマインドシェアの低下・ペーパーレスなど総合的なバックオフィス業務の効率化を実現
グループウェア上で飛び交っていた多くの全社的な申請業務をkickflowに集約。管理部門による中央集権的な管理と現場に移譲で業務改善のスピードが向上
従来紙だった申請承認フローをデジタル化。現場の負担なく出社や郵送コストを削減。使いやすいUIで申請者からも好評。
グループウェアの一部だったワークフローシステムの管理・メンテナンスで情シスのスタッフ1名に大きな負担がかかっていたところ、kickflowの導入を通して、属人化の解消・現場への権限移譲や承認リードタイムの短縮まで実現
