以前のワークフローシステムはグループウェアの一部だったのですが、保守切れの期限が迫っていたこともあり、このタイミングでグループウェア全体を、Microsoft365に切り替えるということが決まりました。ワークフローの機能については、以前のワークフローシステムで細かな作りこみがされていたこともあり、ワークフロー専用のサービスが望ましいと考えていました。そこで2023年ごろ、ワークフローのSaaS製品を探し始めました。また、以前のシステムだと、情シス内でもワークフロー（申請フォーム）の作成や改修ができるのは1名だけだったため、一人に対して作業が集中してしまっていましたため、負担が少ないものを選びたいと思っていました。
kickflowを導入して、管理者目線では、ワークフロー（申請フォーム）も経路が作りやすくなりました。主管部署からの要望を受けてから作成までの時間が非常に短くなりました。また、ワークフローの作成・改修作業が集中してしまうという課題も解決しました。誰でも使いやすいシステムなので、チーム全員がワークフロー作成を担当することができています。業務の分散を実現し、属人化を減らすことができたんです。申請者にとっても、申請しやすくなっていると思いますが、それ以上に効果を感じるのは承認者です。承認者は圧倒的に承認しやすくなったと思います。メールとTeamsで通知が来ますし、スマホでの承認もできるようになりました。承認までの時間が短縮されたことにより、会社としての申請業務が早くなり、迅速な対応が取れるようになりました。
APIが充実したワークフローシステムkickflowの導入により、業務の自動化・従業員のマインドシェアの低下・ペーパーレスなど総合的なバックオフィス業務の効率化を実現
グループウェア上で飛び交っていた多くの全社的な申請業務をkickflowに集約。管理部門による中央集権的な管理と現場に移譲で業務改善のスピードが向上
従来紙だった申請承認フローをデジタル化。現場の負担なく出社や郵送コストを削減。使いやすいUIで申請者からも好評。
機能不足や情報システム部の負担が大きかった内製型のワークフローシステムからkickflowに切り替え、条件分岐・代理申請など柔軟な承認フローを実現しながら、メンテナンス工数など管理コストを大幅に削減
