2026.01.20
「アポを取る」はビジネスシーンでよく耳にする言葉ですが、改めて意味を聞かれると「正式な言い換えがわからない」「メールではどう書けばよい」と迷う方は少なくないでしょう。
本記事では、「アポを取る」の正しい意味や使い方、電話やメールでの伝え方、印象を良くする方法などを解説します。
目次
アポを取るとは「アポイントメントを取る」の略語で、相手との日程調整や面談・打合せの約束を確定させることです。主に、営業・採用・取材などのビジネスシーンで使われる表現で、「商談の約束をする」「会う日時を決める」といった意味があります。では、どのような場面で必要なのか、定義とビジネス上の位置づけを解説します。
アポを取るは便利な言葉ですが、少しカジュアルな印象を与える場合もあります。ビジネス文書や社外メールでは、以下のように丁寧な言い換え表現を使うのが基本です。
「ご面談のご調整を頂けますでしょうか」
「ご面会の機会を頂けますでしょうか」
「日程のご相談をさせてください」
また、社内での会話では「面談調整」「訪問アポ」「打合せ設定」などの略語も一般的で、相手や場面に応じて使い分けることで、柔軟で礼儀正しい印象を与えられます。
アポ取りの成功率を高めるうえで話す順序が重要となるため、以下を基本原則として理解しておきましょう。
目的：なぜ話をしたいのかを明確にする
価値：相手にとってどんな利点があるのかを伝える
日時：短時間や選択肢を提示する
順序良く伝えることで、「なぜ今必要なのか」「どのくらい負担か」が明確になり相手も判断しやすくなります。目的と価値を一文で伝える力が、信頼とスピードの両立に繋がるのです。
アポ取得には準備・確定・フォローまで一連の流れがあり、基本的な段階を押さえることでミスのない対応が可能です。ここでは、アポ取りにおける全体フローを解説します。
アポ取りにおいて、事前に相手の情報を調べることは極めて重要です。相手企業の事業内容や担当者の役職・最近の動向をリサーチのうえ、用件や面談日時を3日ほど準備しておきましょう。
また、連絡の目的を相手の利点も踏まえて整理したり、断られた時の対処法も用意したりすることも重要です。
アポ確定後は、以下を明記してカレンダー招待を送りましょう。
課題
所要時間
参加者の氏名
接続情報
前日または当日の朝に確認の連絡をいれることで、漏れや間違いを防げます。ビジネスマナーとして、こうしたひと手間を加えることで信頼性が高まります。
電話でアポを取る場合は、声の印象と話の順序が重要です。ここでは、初対面でも安心感を与える話し方と進行の流れを紹介します。
電話の冒頭は印象を決める重要なポイントとなります。以下の流れで30秒以内に完結させると、相手に極力負担を感じさせずに済むでしょう。
自己紹介 「〇〇株式会社の〇〇と申します。」
一言の価値提案 「御社の採用ページを拝見して、ぜひお話したい点がありお電話いたしました。」
所要時間の提示 「2～3分ほどお時間よろしいでしょうか？」
断りやすさも担保 「もし今お忙しければ、改めてお時間を頂ければと思います。」
なお、強引な営業は逆効果となるため、相手に選択肢を与える姿勢を意識してください。押し売り感がないやり取りは、信頼を生むことに繋がります。また、一方的に話し続けるのではなく、相手の話す速度に合わせたり、間合いをとって落ち着いて話すこともポイントです。
電話で日時を決める時は、以下のヒアリングが基本となります。
相手の都合を伺う
自社から2～3候補を提示する
決まった日時を復唱して、「所要時間・場所(URL)」を明示する
メモを残して、すぐにカレンダー招待を送る
なお、例文として以下を参考にしてください。
「それでは、11月14日(木)の14時から15分ほどでお願いできますでしょうか。ありがとうございます。当日はオンライン(Zoom)でお送りいたします。」
復唱を怠らない、かつ日時や所要時間・URLをメモに残し、すぐにカレンダー招待を送ると信頼度が高まります。
メールは相手が後から確認しやすく、記録が残るという利点があります。件名と冒頭文で何の用件で送信されているのか一目でわかるようにしつつ、テンプレート構成を押さえておきましょう。
メール作成における件名は15～25文字が適しています。かつ、内容が一目で伝わる表現が好ましいです。以下に、良い例と悪い例をまとめています。
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良い・悪いのポイント |
主な例 |
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良い例 |
端的に要件を的確に伝えている。 |
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悪い例 |
曖昧な表現方法で伝わりにくい |
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メールの件名で開封率が大きく変わるため、わかりやすさを意識することが重要です。相手に寄り添ったわかりやすい件名は、良い印象を与えて信頼感にも繋がります。
ビジネスシーンにおいて、メールでのアポ取りは最も一般的な方法です。記録が残るため、相手も都合の良いタイミングで確認できます。
なお、初回の依頼メールは初めて連絡する相手に「会う目的」と「メリット」を伝えます。
構成骨子・例文は以下の通りです。
1.あいさつ・自己紹介
2.相手への関心・目的
3.会うことでのメリット提示
4.候補日提示
5.締めの一文(返信依頼)
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（件名）【アポイントのお願い】新サービス〇〇に関して |
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（本文） 株式会社〇〇 営業部 △△様 はじめまして。株式会社××の〇〇と申します。 御社の新サービスに関心があり、ぜひお話を伺いたくご連絡いたしました。 ご多忙のところ恐縮ですが、15分ほどお時間を頂ければ幸いです。 ご都合のよい日時を下記からお選びいただけますでしょうか。 ・11月14日（木）14:00〜 ・11月15日（金）10:00〜 ・11月18日（月）15:00〜 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 |
次に、アポが決まった後の確認とお礼メールを送信します。その際の構成骨子・例文は以下の通りです。
1.感謝の言葉
2.日時や場所・目的の再確認
3.当日の持ち物や課題
4.締めのあいさつ
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（件名）○月○日お打ち合わせの確認（□□株式会社 〇〇） |
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（本文） △△株式会社 営業部 ○○様 このたびはお時間を頂戴し、誠にありがとうございます。 下記の通りお打ち合わせを予定しております。 日時：○月○日（火）14:00〜14:30 方法：オンライン（Zoom） 議題：新サービス「○○」の導入について 当日は何卒よろしくお願いいたします。 |
そして、返信がない、あるいは日程が合わない場合は再提案メールを送ります。その際の構成骨子・例文は以下の通りです。
1.前回のお礼と経緯
2.改めての目的提示
3.追加候補提示
4.柔軟な姿勢を示す
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（件名）再度のご相談：お打ち合わせ日程のご提案 |
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（本文） ○○株式会社 △△様 先日はご多忙の中、ご確認ありがとうございました。 改めてご提案内容についてご説明させていただければと思い、下記日程でご相談させていただきます。 ・11月20日（水）午後 ・11月21日（木）午前 ご都合のよい時間帯がございましたらお知らせください。 ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。 |
目的に応じて使い分けることで、返信率を高められる可能性が高まります。なお、各パータンで2～3パターンほどの候補を持っておくことをおすすめします。
アポ取得の成功率を安定させるには、行動のタイミングと記録が欠かせません。ここでは、アポの獲得率を上げるための実務ポイントを解説します。
メールを送信したものの、相手の反応がない場合は以下の対応をとりましょう。
メール未読の場合は、2営業日後に電話フォローをする
電話不通なら翌営業日の午前中に再送する
社内でフォロー間隔をルール化して、担当者のばらつきをなくす
このルールを社内で徹底することで、チーム全体の成果アップが期待できます。
アポが取れなかった理由をタグで分類しておくと、改善策が見えてきます。
時期が合わないので今後検討する
既存採用や取引がある
予算や方針の不一致がある
これらを定期的に記録することで、どのスクリプトがどのような拒否が多いかを分析できます。また、チームで共有することで、再提案時の戦略を立てやすくなるでしょう。
アポ取りでは丁寧さと具体性のバランスが重要です。言葉選び・文量・敬語の使い方に注意しましょう。
以下のような表現は相手への印象が良くないと考えられ、信頼を損ねかねません。心象が悪くならないよう、マナーとして理解しておきましょう。
「一度だけでも話を聞いてください」
「必ず成果が出ます」
「どんな方でも合います」
事実と目的を明確にして伝えることで、相手に信頼感を抱いてもらいやすくなります。また、お互いに有意義な場にしたいという姿勢も伝えましょう。
相手の心理的ハードルを下げるには、10～15分程度という短時間の確保で良いこと、かつ明確な目的を示すと効果的です。また、確定後には必ずカレンダー招待を送り漏れを防止しましょう。課題・所要時間・接続リンクを明記しておくことで、当日の混乱を防げます。
自社でアポ取得に時間がかかる、担当者のスキル差が大きいと感じる場合は外部パートナーへの依頼も選択肢の一つで、効率的な獲得を実現するには専門サービスの活用が有効です。ビジネスマッチングサービス「Ready Crew」は、要件を伝えるだけで最適なパートナー企業を無料で紹介します。複数社の見積もりを比較のうえ発注できるので、コストや品質面でも安心です。
ここでは、アポ取りに関してよく検索される疑問に回答します。
アポを取ることは、予定調整ではなく相手への敬意と誠実さを形にする行為です。目的を明確にして、相手のメリットを考えて依頼することで信頼関係が深まるでしょう。なお、アポ取得は目的、価値、日時の順で伝えるのが基本です。電話ではテンポとトーンを意識し、メールでは件名と本文構成を形にすることで再現性が高まります。電話やメールでは短く丁寧に相手目線で考えて行動することで、アポ成功率が上がるでしょう。
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