在庫管理システムとは？基本機能や種類、導入のメリットまで徹底解説

在庫管理システムとは、その名の通り在庫情報を管理するシステムのことです。企業にとって在庫を適切に管理することは、数量の把握をはじめ、商品の良い状態を維持して顧客に届けることに繋がります。

良い商品を届けるためには製造日や原材料等の情報を、正確に管理しなければいけません。人間による手作業でも不可能ではありませんが、効率化という面では適切な管理方法とは言えないでしょう。また、ヒューマンエラーによる企業の信頼失墜に繋がる恐れもあります。

在庫管理という業務の効率化を図れる、かつ人為的なミスを防止できるなどから、多くの企業が導入を進めているのです。

在庫管理システムを導入する企業が抱えている課題として、主に以下が挙げられます。

• 在庫の過不足

• ヒューマンエラー

• 管理品質のバラつき

• 在庫管理の手間

在庫管理システムを導入する目的に、企業が抱えている商品等がどれくらいかを正確に把握することが挙げられます。これは、ヒューマンエラーにも繋がることですが、人間が在庫管理をすると実際の数より多い少ないなどの過不足が生じ、正しく管理できない可能性が懸念されます。

そして、商品等の数が増えると管理する量も多くなるため、複数人を要することになるでしょう。多くの人が絡むとなると、在庫管理における品質にバラつきが出るため、管理品質の低下に繋がってしまうのです。

また、人による管理となれば結構な時間を要することになるため、リソースの確保も課題に挙げられます。故に、人材確保が大変になる、コア業務の妨げになるなどのデメリットが生まれます。

これらの問題を解決するために、在庫管理システムの導入が必要とされているのです。煩雑な業務をシステムで一元化できれば、企業としての業務効率化が期待できます。

在庫管理システムを導入することで、在庫状況をリアルタイムに可視化できます。なお、可視化できる主な項目は以下の通りです。

• 在庫数の把握

• 入出庫の記録

• ロケーション管理

在庫数をリアルタイムで把握できることはもちろん、入出庫の記録も可能となります。出庫状況を管理できることから、実在庫の把握が容易です。つまりは、在庫を多く抱えることを回避できるため、余計な経費削減に繋がります。

また、明確に保管場所を定めて適正に管理することも可能です。これをロケーション管理と言い、管理場所を正確に把握することで業務効率化が期待できるでしょう。

在庫管理システムの自動発注機能とは、管理している商品等の数が一定数以下になると、発注通知を行うものです。発注業務に対する手間を軽減でき、かつシステムによる管理となるためヒューマンエラーも防止できます。

また、アラート機能も在庫管理システムの魅力的な機能です。在庫が一定数を下回った場合に通知でお知らせしてくれるため、発注漏れを防止できます。つまり、アラート機能によって在庫切れや欠品を未然に防げるため、企業の信頼に繋がります。

在庫管理システムの分析・レポート機能とは、これまでの入出荷データ等に基づき、あらゆる分析を行うものです。データを分析することで、売れ行きの良い商品は何か、逆に売れる見込みがなく、長きにわたって倉庫に眠っている死蔵在庫は何かを把握できます。

つまり、売れる商品をきちんと仕入れて、無駄な在庫をなくすという循環を生めることに繋がるのです。これは、企業としての業務改善に大きな効果を与えます。

そして、過去の出荷状況から、同時期にどれだけ入荷すべきかも、データ分析から解析可能です。1年前の出荷量をデータで管理できることで、今年の同時期にどれだけ入荷すべきかを自動で出せます。

在庫管理システムには、自社でシステムを構築して運用する「クラウド型」、ネット上にシステムを構築する「オンプレミス型」があります。なお、それぞれのメリット・デメリットは以下の通りです。

クラウド型は導入や運用コストが安く、企業として取り入れやすい点がメリットです。仮に障害が発生した際も、サービスを提供する会社に対応を任せられます。しかし、カスタマイズ性に欠ける、セキュリティ対策のレベルが提供会社で異なるなどはデメリットです。

そして、オンプレミス型はカスタマイズ性に優れており、自社に合った仕様にしやすい点が魅力に挙げられます。また、セキュリティについても自社で堅牢にできる、既存のシステムと連携しやすいなどもメリットです。ただし、導入や保守に関するコストがかかる、万が一障害が発生した際は自社での対応が必要といった点はデメリットと言えるでしょう。

在庫管理システムには、業種特化型と汎用型があります。まず、業種特化型とは、その名の通り特定の業種に特化したもので、アパレル・食品・製造業などに適した機能が整理されています。自社でシステムを構築するよりも、既に組まれていることから効率良く運用可能です。

そして、汎用型は在庫管理システムにおいて一般的なもので、様々な業界での導入に対応しています。専門性の高い業種に対応可能なケースもありますが、業種特化型に比べると劣る部分は否めません。

在庫管理システムを導入することで、人による作業が削減できます。つまり、作業負荷を軽減できる、かつ業務効率化に繋がるのです。在庫管理に関する作業をシステム化することで、PDCAサイクルも回しやすくなります。故に、効率化を図れるだけでなく標準化も可能なため、自社でのリソースや人材確保が不要になる点もメリットです。

在庫管理をするうえで、在庫数の把握を誤るといった事象は多いに考えられます。在庫数を誤って発注すると必要な在庫を抱えてしまうため、企業として無駄な出費となりかねません。

その点、在庫管理システムを導入することでヒューマンエラーの防止が可能です。在庫数が多い、様々な種類の商品等を入出荷しなければならないなど、管理が複雑な場合は特にメリットを感じられるでしょう。

在庫管理システムを導入すると、正確なデータが取れる点もメリットです。どのような商品がどの時期にどれくらい発注されているか、かつ再入荷を実施しているかなどを管理できることで、以降の受発注に活かせます。商品の売れ行きを把握できると、今後のビジネス発展への糸口を見い出せる可能性が期待できます。

在庫管理システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。それぞれの料金体系については、クラウド型は月額、オンプレミス型は年額といったケースが一般的です。なお、それぞれの費用目安について、以下表にまとめています。

あくまで一例となりますが、クラウド型の方が初期費用は抑えられますが、一年を通して考えるとオンプレミス型の方が負担は少なくなる可能性があります。

在庫管理システムの費用は、主に以下の要素により変わってきます。

• ユーザー数

• 出荷数

• 導入規模

• カスタマイズの要件

ユーザー数や出荷数などが多いほど、管理は煩雑になると想定されるため、システムをどう移入するにあたってのコストは負担が大きくなるでしょう。

また、導入企業の規模が大きいほど在庫・顧客・取引先などのデータ移行をはじめ、セットアップに手間を要するため費用が高くなる傾向にあります。

そして、顧客の要望に合わせてカスタマイズを実施する際も費用がかかります。要件によって追加でかかる費用は異なるため、特に手の込んだカスタマイズの場合は結構な出費になると理解しておきましょう。

在庫管理システムを導入するにあたって、自社の業務フローと機能が合っていなければ有効活用できません。例えば、自社業務との適合性という観点から、以下を確認しておきましょう。

• 業界・業種に合っているか

• 設備・規模に合っているか

在庫管理システムによっては、業界や業種に特化したものがあります。自社の在庫管理を最適化するためには、業界等に特化したものを選びましょう。乖離していると、効率化を図れない恐れがあります。

また、工場や倉庫などの設備・規模に合ったシステムを選ぶことも重要です。規模に合っていない場合は、後に拡張しなければいけないなど手間とコストがかかる可能性は否めません。

在庫管理システムには、使いやすさを求めましょう。システムは複数人で管理することが想定されるため、操作性に優れたものを導入することは必須です。

また、導入してからのサポート体制も手厚い方が好ましいでしょう。在庫管理システムを運用していく中で、様々なトラブルは大いに考えられます。

その際に、充実したサポートを受けられると回避に繋がります。電話・チャット・オンラインなど、提供会社のサポート体制や対応時間なども確認しておきましょう。