学会運営代行会社のおすすめ7社！メリットや選ぶポイントも解説
2023.12.04
学会開催にあたっては、準備段階から当日運営、事後処理までさまざまな業務があります。また、学会では著名な研究者などのVIPを招聘したり、機微な情報を扱ったりすることも多く、対応や調整には細心の注意が必要です。学会運営には、イベント運営のノウハウだけでなく、学会特有のノウハウや知識も欠かせません。
学会運営をプロの学会運営代行会社に委託するという方法もあります。運営代行会社に任せることで、担当者の負担軽減につながりますし、学会運営もスムーズに進めることができるでしょう。
本記事では、学会運営の事前準備から実施までの流れや、運営代行会社に委託するメリット、運営代行会社の選び方などについて解説します。
学会運営代行サービスとは
学会は、研究者や学者が研究成果を発表し、他の研究者や専門家たちとその妥当性について検討論議や意見交換を行う場です。学術大会（学術集会）は、特定の分野や学術内容に興味を持つ人を対象とした集まりで、その分野の専門家による講演会やシンポジウムなどが行われます。
学会運営代行サービスとは、学会や学術大会などの運営をサポートするサービスです。学会運営は事前準備作業として、会場選定、ポスターなどの印刷物制作のほか、問い合わせやプログラムの調整、参加登録などを担う事務局業務などもあります。また、学会当日の運営業務や、開催後の事後処理、関係者と参加者へのフォローも必要です。
運営代行会社にもさまざまなタイプがあり、事前準備や当日の業務、事後処理までを一括で請け負う会社もあれば、一部のみ代行する場合もあります。
学会運営代行の主なサポート内容
学会運営は、事前準備から開催後に至るまでさまざまな業務があります。国際学会のような大きな学会の場合は、開催の１年以上前から準備が進められることも珍しくありません。学会運営にはどのような業務があり、どのような流れで進められるのでしょうか。運営代行会社の具体的なサポート内容について紹介します。
プランニング
学会開催に向けて、最初に行うのがプランニングです。プランニング開始時期は、学会規模にもよりますが、開催の約3年前〜1年前が目安になります。
この時点で決めておくべき事柄は、学会の名称、テーマ、規模、会場、日程、プログラム構成などの学会概要です。一般的には、学会ごとに準備作業から運営までの事務作業を統括する事務局を設置することが多く、予算管理を含めた運営の統括管理は事務局主体で進められます。運営代行会社が事務局業務を一括で担うケースも少なくありません。
事前準備
学会の概要決定後は、開催に向けて準備を進めていきます。学会ホームページでの告知やプロモーション業務（広告依頼やチラシ作成など）、協賛企業との渉外活動、発表者や講演者の選定およびスケジュール調整も必要です。
さらに、参加者の登録受付業務、会場下見や関係者の交通宿泊手配、機材手配のほか、学会後の懇親会会場手配など運営業務は多岐に渡ります。学会によっては学会前日にレセプションパーティなどを行うこともあるので、事前の確認が必要です。
開催の半年前くらいからは、発表内容を要約した「抄録」の取りまとめや、海外からの発表資料の翻訳作業なども必要です。当日運営スタッフの手配や運営マニュアルの作成、学会関係者および参加者からの問合せ対応も増えてきます。
学会当日
学会当日の開場前までにやっておくべきこととして、会場設営および機材チェック、手配物の確認、運営スタッフのミーティングなどがあります。さらに、来賓や関係者の対応、講師や発表者の受付および発表データのチェック、テクニカルリハーサルなども開場前に済ませておきたい業務です。
開場後は参加者の受付および誘導を行い、開演時間が来たらスケジュール通りプログラムを進行していきます。当日に発生するトラブル対応やメディア取材などの対応も必要です。
学会閉会後は参加者アンケートや出口までの誘導、撤収をし、懇親会がある場合は、懇親会準備、会場への誘導を行います。
事後処理
学会終了後は事後処理が必要です。事後処理には、学会の記録をまとめた報告書作成、関係者や協賛企業などへの礼状送付、各種の精算処理および会計報告のとりまとめなどがあります。事務局を設置した場合は、事務局の口座や電話、ホームページ等の解約や閉鎖も必要です。次回学会担当者への引き継ぎ業務なども含め、すべての業務が完了するのは、学会終了後３カ月くらいが目安になるでしょう。
学会運営代行を利用する3つのメリット
前述したように、学会運営業務は多岐に渡り、学会ごとに独自のしきたりや慣習などがあるため、注意が必要です。
担当者が多忙な場合や運営に不慣れな場合、スタッフ確保が難しい場合などは、学会運営代行サービスを利用するのがおすすめです。学会運営代行サービスを利用するメリットを以下に紹介します。
効率的な運営が可能になる
学会運営代行サービスは、学術的なイベントに関する深い知識と豊富な経験を持っており、適切なプランニングやスケジュール調整をはじめ、スピーカー選定やVIP対応などもサポートしてくれます。事務局運営にも長けているため、学会開催が決定した時点で委託すると、企画の立ち上げ時からサポートが受けられるでしょう。
また、学会ごとに最適な機材の調達や、参加登録システムをはじめとする運営に必要なシステム構築、IT環境整備などの技術的なサポートも依頼できます。運営代行サービスを利用すると、担当者の労力が軽減されるだけでなく、学会の質の向上につながるのもメリットの一つです。
自身の仕事に注力できる
学会主催側の担当者が、通常の業務を行いながら学会運営業務を担うとなると、物理的にも精神的にも負担がかかります。学会運営代行サービスに業務委託することで、担当者の負担軽減になりますし、安心感が得られるでしょう。
学会運営代行サービスに事務局業務まで委託すれば、各方面からの問合せ対応なども任せることができて、情報やコミュニケーションのコントロールが可能です。担当者はメールや電話対応に追われることなく、自身の仕事に集中できます。
参加者の満足度の向上につながる
学会運営代行サービスには、イベントに関するさまざまなノウハウの蓄積があります。事前の参加登録受付から、当日の受付、誘導、問い合わせやトラブル対処に至るまで、適切かつ迅速な対応が可能です。
また、海外からのVIPなどを招聘する場合などは、言葉や慣習の違いなどから準備やアテンドが難しい場合もあります。運営代行サービスは、学会関係者やVIP対応についても、万全なサポートやアテンドが可能です。学会参加者の満足度の向上につながることも、運営代行サービスを利用するメリットといえます。
学会運営代行サービスを選ぶときの5つのポイント
学会運営代行サービスにはさまざまなタイプがあるため、どのように選べばよいのか、迷うこともあるでしょう。以下に紹介する学会運営代行サービスを選ぶポイントを参考にしてみてください。
求めている専門知識とマッチしているか
学会にはさまざまな分野があります。医学、建築、化学、農学、電気関係など理系の学会もあれば、教育学、史学、哲学、などの文系、芸術やスポーツ系の学会もあります。学会運営代行サービスを選ぶ際は、まず、その会社が開催する学会の分野に精通しているかどうかを確認しましょう。
学会運営代行サービスがどのような分野に精通しているか、どのような形態の学会が得意かなどは、過去の実績や成功事例から推察が可能です。何社かピックアップしたら、最終的には運営代行サービスの担当者に直接話を聞くことをおすすめします。
コミュニケーションがスムーズか
学会には発表者、事務局員、運営スタッフなど、多くの人が関わります。開催までには学会関係者と日々さまざまな連絡や調整をしていかなければなりませんし、打ち合わせや会議も必要です。学会運営代行サービスを選ぶ際は、コミュニケーションが円滑かつ迅速で、質問や要望に対する対応が良好かどうかも大事なポイントになります。
また、国際学会や、外国から講師や発表者の招聘がある場合は、英語のスキルも必要です。英語で専門用語を交えながら、コミュニケーションが取れるスタッフがいるかどうかも確認しておきましょう。
過去の成功事例で近しいものがあるか
過去に手がけた学会やイベントの成功事例を確認し、実績から信頼性を測ることもできます。また、学会運営代行サービスの実績の中に、開催予定の学会の専門分野や、実施形態（オンライン、オフライン）、同程度の開催規模があるかどうかなども確認しておきましょう。
とくに、大規模な国際学会などは、関係者や参加者が多数になり、事前準備や確認項目、手配物などの量が膨大になります。当日運営には大勢のスタッフが必要であり、高度な運営スキルが求められます。準備段階から経験と実績が豊富な会社に任せた方が安心です。
技術的なサポート
学会では参加登録のエントリーシステムから発表者の発表データ管理、同通システム、音響や照明機材の手配や設置など、様々なシーンで専門的なスキルが求められます。リモートによる発表や講演、学会をオンライン配信する場合なども相応の機材やシステム、専門スタッフが必要です。
学会運営代行サービスには、学会に必要な技術的サポートやオンラインプラットフォームを提供できるかどうか、また依頼したい運営業務に必要となる技術的なサポートを十分提供してもらえるかどうかを確認しましょう。
プロジェクトマネジメントスキル
学会運営では、当日までの作業スケジュールやタスク配分などのプロジェクトマネジメントスキルが成功を左右するといっても過言ではありません。学会運営代行サービスを選ぶ際は、作業の進め方や依頼できる範囲についても事前に確認しておく必要があります。
初めて依頼する場合は、依頼したい業務内容をできるだけ細かく書き出して、一つ一つの内容や認識に齟齬がないかを確認しながら、依頼できる内容を確認しておくと、後々のトラブルが避けられるでしょう。柔軟に業務の範囲を相談できるかどうかも重要なポイントです。
学会運営代行を提供するおすすめ企画会社7選
学会運営代行を提供する企画会社にはさまざまな会社があります。ここでは実績のある企画会社をそれぞれの特徴などと合わせて7社紹介します。
株式会社BEICE
株式会社BEICEは、イベント企画、制作、運営を一貫して業務委託することが可能な運営代行サービス会社です。特定の業種に特化せず、多種多様なイベント運営の実績があります。スタッフのキャスティングや、運営マニュアルや進行台本の作成など、運営の一部分のみのサポートにも対応。主催者側のニーズに合わせた臨機応変な対応が可能です。
| 会社名 |
株式会社BEICE |
| サービス名 |
イベント制作、運営管理全般 |
| 費用 |
規模による |
| おすすめポイント |
・イベントの運営管理全般に対応
・イベントスタッフのキャスティング |
株式会社インフロント
株式会社インフロントは、学会運営や医療系のコミュニケーション戦略、ブランディングを得意とし、医薬品の販促に関わるコミュニケーションツールやキャンペーンの企画・制作等を行っている会社です。また、MRの教育プログラム開発やスキルアッププログラム、教育研修イベントなどの実績もあり、医療業界におけるコミュニケーション全般をトータルでサポート。海外ドクター招聘、アテンドにも対応しています。
| 会社名 |
株式会社インフロント |
| サービス名 |
学会運営、セミナー運営、海外ドクターの招聘・ロジスティック手配等 |
| 費用 |
規模による |
| おすすめポイント |
・医療系専門の販促、プロモーションに対応
・学会運営、学会における展示制作実績豊富
・医療系専門誌等のメディア対応 |
株式会社エヴォルブ
東京オリンピックや万国博覧会等の大型イベントの実績もある
株式会社エヴォルブは、イベントを軸にあらゆるプロモーションをトータルにプロデュースする運営会社です。企業ショールームのコンサルティングや映像、WEBプロモーション等の隣接領域の案件にも対応。さらに、映像制作やノベルティのデザインや企画制作にも対応しています。
| 会社名 |
株式会社エヴォルブ |
| サービス名 |
イベント企画、運営管理全般 |
| 費用 |
規模による |
| おすすめポイント |
・イベント企画制作・運営に対応
・各種プロモーション企画運営に対応
・ウェブコンテンツ、映像制作 |
株式会社イベック
株式会社イベックはイベント目的に合わせた最適なソリューションを提案してくれる運営会社です。企業イベントやセレモニー、展示会をはじめ、プロモーションにも対応。戦略的、効率的に体験者発信の情報を拡散するマーケティングカンパニーとして、インフルエンサーのキャスティングやオンラインイベント配信なども得意としています。
| 会社名 |
株式会社イベック |
| サービス名 |
イベント運営管理全般 |
| 費用 |
規模による |
| おすすめポイント |
・企業イベント、カンファレンスに対応
・オンラインイベントに対応
・メディア対応 |
TSP太陽株式会社
TSP太陽株式会社は、大規模国際イベントから式典までイベントン規模や種類を問わずトータルにサポートする運営会社です。創業100年を超える老舗だけに、経験と実績の豊富さは業界屈指になります。元々、空間プロデュースや会場設営を得意としていましたが、現在では長年培ったノウハウを生かし、総合イベントプロデュース会社としてニーズに合わせて最適なソリューションを導き出してくれます。
| 会社名 |
TSP太陽株式会社 |
| サービス名 |
空間プロデュース、各種イベント企画運営、プロモーション企画運営等 |
| 費用 |
規模による |
| おすすめポイント |
・各種のイベント実績が豊富な老舗運営会社
・大規模な国際イベントにも対応
・会場設営、映像制作等にも対応 |
有限会社ブリーズ
有限会社ブリーズは、医療系シンポジウムの企画運営のほか、各種イベント、展示ディスプレーほか空間デザイン等にも対応している運営会社です。また、大型映像のほか、プロジェクションマッピングやCGなど各種映像制作にも精通。空間デザイン(施工)やキャスティング、各種ツール制作などにも幅広く対応し、イベントに関する相談にも真摯に向き合ってくれます。
| 会社名 |
有限会社ブリーズ |
| サービス名 |
イベント運営管理、空間デザイン、映像制作等 |
| 費用 |
規模による |
| おすすめポイント |
・医療系シンポジウム制作、各種イベント企画運営
・イベント用大型映像制作、各種映像制作
・空間デザイン、施工 |
株式会社ケイ・スリー・クリエーション
株式会社ケイ・スリー・クリエーションは展示会やイベントの企画制作のほか、ブース施工、キャスティングなどにも対応し、ワンストップでイベントをトータルにプロデュースする運営会社です。とくに、施工実績は豊富で、展示会のブースデザインや装飾、セミナー会場設営などを得意としています。
| 会社名 |
株式会社ケイ・スリー・クリエーション |
| サービス名 |
イベント企画運営、施工管理、キャスティング |
| 費用 |
規模による |
| おすすめポイント |
・展示会・イベントの企画、設計、施工、管理等ワンストップ対応
・映像企画・製作 |
学会開催では運営業務を企画会社に依頼しよう
学会運営は、情報管理に細心の注意が必要なうえ、学会独特の運営方法やしきたりなどがあります。運営は実績豊富な運営代行サービスに依頼すると安心です。運営代行サービス会社には、準備から当日運営、事後処理までを一括で委託することもできますし、サポートが必要な一部分のみを依頼することもできます。
学会の運営代行をご検討されているご担当者は、レディクルにご相談ください。運営代行会社の特長や強みを把握したうえで、コンシェルジュが最適な運営代行サービスをご紹介します。
