学会運営代行会社のおすすめ7社！メリットや選ぶポイントも解説

学会開催に向けて、最初に行うのがプランニングです。プランニング開始時期は、学会規模にもよりますが、開催の約3年前〜1年前が目安になります。    

この時点で決めておくべき事柄は、学会の名称、テーマ、規模、会場、日程、プログラム構成などの学会概要です。一般的には、学会ごとに準備作業から運営までの事務作業を統括する事務局を設置することが多く、予算管理を含めた運営の統括管理は事務局主体で進められます。運営代行会社が事務局業務を一括で担うケースも少なくありません。

学会の概要決定後は、開催に向けて準備を進めていきます。学会ホームページでの告知やプロモーション業務（広告依頼やチラシ作成など）、協賛企業との渉外活動、発表者や講演者の選定およびスケジュール調整も必要です。 

さらに、参加者の登録受付業務、会場下見や関係者の交通宿泊手配、機材手配のほか、学会後の懇親会会場手配など運営業務は多岐に渡ります。学会によっては学会前日にレセプションパーティなどを行うこともあるので、事前の確認が必要です。 

開催の半年前くらいからは、発表内容を要約した「抄録」の取りまとめや、海外からの発表資料の翻訳作業なども必要です。当日運営スタッフの手配や運営マニュアルの作成、学会関係者および参加者からの問合せ対応も増えてきます。

学会当日の開場前までにやっておくべきこととして、会場設営および機材チェック、手配物の確認、運営スタッフのミーティングなどがあります。さらに、来賓や関係者の対応、講師や発表者の受付および発表データのチェック、テクニカルリハーサルなども開場前に済ませておきたい業務です。 

開場後は参加者の受付および誘導を行い、開演時間が来たらスケジュール通りプログラムを進行していきます。当日に発生するトラブル対応やメディア取材などの対応も必要です。 

学会閉会後は参加者アンケートや出口までの誘導、撤収をし、懇親会がある場合は、懇親会準備、会場への誘導を行います。

学会運営は、情報管理に細心の注意が必要なうえ、学会独特の運営方法やしきたりなどがあります。運営は実績豊富な運営代行サービスに依頼すると安心です。運営代行サービス会社には、準備から当日運営、事後処理までを一括で委託することもできますし、サポートが必要な一部分のみを依頼することもできます。 

学会の運営代行をご検討されているご担当者は、レディクルにご相談ください。運営代行会社の特長や強みを把握したうえで、コンシェルジュが最適な運営代行サービスをご紹介します。

学会終了後は事後処理が必要です。事後処理には、学会の記録をまとめた報告書作成、関係者や協賛企業などへの礼状送付、各種の精算処理および会計報告のとりまとめなどがあります。事務局を設置した場合は、事務局の口座や電話、ホームページ等の解約や閉鎖も必要です。次回学会担当者への引き継ぎ業務なども含め、すべての業務が完了するのは、学会終了後３カ月くらいが目安になるでしょう。

学会の準備は、会場手配、演題管理、参加者対応、運営マニュアルの作成など、多岐にわたります。これらをすべて自前で行おうとすると、本来の研究活動や本業に割くべき時間が圧迫されてしまうことも少なくありません。学会運営代行を利用することで、運営に関する専門的なノウハウを持つスタッフがこれらの業務を担い、効率的に進めることが可能になります。

例えば、参加者の登録や問い合わせ対応を代行会社が一手に引き受けることで、運営側はより重要な企画や内容の精査に集中することができます。また、業務のマニュアル化やシステム化が進んでいるため、属人的な作業を減らし、スムーズな運営が実現します。結果として、学会全体の品質向上にもつながるでしょう。

学会運営には、一般的なイベントとは異なる専門的な知識が求められます。例えば、学術発表のスケジュール管理、国際学会での多言語対応、スポンサー対応など、通常のイベントにはない細かな調整が必要です。学会運営代行会社は、こうした特殊な業務に精通しており、蓄積されたノウハウを活かして、円滑な運営を支援します。

また、学会の規模や分野に応じた適切な運営プランを提案できる点も、大きなメリットの一つです。例えば、大規模な国際学会の場合は、オンライン配信や同時通訳の手配が必要になることがあります。一方で、小規模な学会では、会場選定や予算管理が重要なポイントとなるでしょう。こうしたケースに応じた柔軟な対応ができるのも、運営代行を利用する利点です。

学会の運営では、突発的なトラブルが発生することも少なくありません。例えば、機材のトラブルや講演者の急なキャンセル、参加者からのクレーム対応など、当日になって想定外の問題が起こることがあります。こうした際に、適切な対応ができるかどうかが、学会の成功を左右する要因となります。

運営代行会社は、これまでの経験を活かして、リスクを事前に想定し、トラブルを最小限に抑える対策を講じることができます。たとえば、通信トラブルに備えた予備の回線の確保や、急な変更に対応できるマニュアルの整備など、あらかじめリスクを見越した準備が可能です。また、トラブルが発生した際には、迅速に対応できる体制が整っているため、学会運営側にとっても安心感が生まれます。

このように、学会運営代行を利用することで、業務負担の軽減、高品質な運営、そしてリスク管理の強化が実現できます。特に、大規模な学会や国際学会では、専門的な知識を持ったプロフェッショナルの支援が不可欠と言えるでしょう。

学会にはさまざまな分野があります。医学、建築、化学、農学、電気関係などの理系の学会もあれば、教育学、史学、哲学などの文系、さらには芸術やスポーツ系の学会もあります。学会運営代行サービスを選ぶ際は、その会社が開催する学会の分野に精通しているかどうかを確認しましょう。

学会運営代行サービスがどのような分野に精通しているか、どのような形態の学会が得意かは、過去の実績や成功事例から推察できます。何社かピックアップしたら、最終的には運営代行サービスの担当者に直接話を聞くことをおすすめします。

学会には発表者、事務局員、運営スタッフなど、多くの人が関わります。開催までには学会関係者と日々さまざまな連絡や調整をしていかなければなりませんし、打ち合わせや会議も必要です。学会運営代行サービスを選ぶ際は、コミュニケーションが円滑かつ迅速で、質問や要望に対する対応が良好かどうかも大事なポイントになります。

また、国際学会や外国から講師や発表者の招聘がある場合は、英語のスキルも必要です。英語で専門用語を交えながら、コミュニケーションが取れるスタッフがいるかどうかも確認しておきましょう。

過去に手がけた学会やイベントの成功事例を確認し、実績から信頼性を測ることもできます。開催予定の学会の専門分野や実施形態（オンライン、オフライン）、同程度の開催規模があるかどうかも確認しておきましょう。

特に、大規模な国際学会などは、関係者や参加者が多数になり、事前準備や確認項目、手配物などの量が膨大になります。当日の運営には大勢のスタッフが必要であり、高度な運営スキルが求められます。準備段階から経験と実績が豊富な会社に任せた方が安心です。

学会では、参加登録のエントリーシステムから発表者の発表データ管理、同通システム、音響や照明機材の手配・設置など、さまざまなシーンで専門的なスキルが求められます。リモートによる発表や講演、学会のオンライン配信を行う場合なども、相応の機材やシステム、専門スタッフが必要です。

学会運営代行サービスには、学会に必要な技術的サポートやオンラインプラットフォームを提供できるかどうか、また、依頼したい運営業務に必要となる技術的なサポートを十分提供してもらえるかどうかを確認しましょう。

学会運営では、当日までの作業スケジュールやタスク配分などのプロジェクトマネジメントスキルが成功を左右するといっても過言ではありません。学会運営代行サービスを選ぶ際は、作業の進め方や依頼できる範囲についても事前に確認しておく必要があります。

初めて依頼する場合は、依頼したい業務内容をできるだけ細かく書き出して、一つ一つの内容や認識に齟齬がないかを確認しながら、依頼できる内容を整理しましょう。柔軟に業務の範囲を相談できるかどうかも重要なポイントです。

株式会社BEICEは、イベント企画、制作、運営を一貫して業務委託することが可能な運営代行サービス会社です。特定の業種に特化せず、多種多様なイベント運営の実績があります。スタッフのキャスティングや、運営マニュアルや進行台本の作成など、運営の一部分のみのサポートにも対応。主催者側のニーズに合わせた臨機応変な対応が可能です。

株式会社インフロントは、学会運営や医療系のコミュニケーション戦略、ブランディングを得意とし、医薬品の販促に関わるコミュニケーションツールやキャンペーンの企画・制作等を行っている会社です。また、MRの教育プログラム開発やスキルアッププログラム、教育研修イベントなどの実績もあり、医療業界におけるコミュニケーション全般をトータルでサポート。海外ドクター招聘、アテンドにも対応しています。

東京オリンピックや万国博覧会等の大型イベントの実績もある株式会社エヴォルブは、イベントを軸にあらゆるプロモーションをトータルにプロデュースする運営会社です。企業ショールームのコンサルティングや映像、WEBプロモーション等の隣接領域の案件にも対応。さらに、映像制作やノベルティのデザインや企画制作にも対応しています。

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TSP太陽株式会社は、大規模国際イベントから式典までイベントン規模や種類を問わずトータルにサポートする運営会社です。創業100年を超える老舗だけに、経験と実績の豊富さは業界屈指になります。元々、空間プロデュースや会場設営を得意としていましたが、現在では長年培ったノウハウを生かし、総合イベントプロデュース会社としてニーズに合わせて最適なソリューションを導き出してくれます。

有限会社ブリーズは、医療系シンポジウムの企画運営のほか、各種イベント、展示ディスプレーほか空間デザイン等にも対応している運営会社です。また、大型映像のほか、プロジェクションマッピングやCGなど各種映像制作にも精通。空間デザイン(施工)やキャスティング、各種ツール制作などにも幅広く対応し、イベントに関する相談にも真摯に向き合ってくれます。

株式会社ケイ・スリー・クリエーションは展示会やイベントの企画制作のほか、ブース施工、キャスティングなどにも対応し、ワンストップでイベントをトータルにプロデュースする運営会社です。とくに、施工実績は豊富で、展示会のブースデザインや装飾、セミナー会場設営などを得意としています。