販売管理システムの機能を比較！選び方やおすすめの支援会社もご紹介

販売管理システムには、さまざまな機能があります。ここでは、各管理方法に特化した機能を項目別に解説します。

はじめに、「お金」に特化した管理の機能を解説します。

売上管理とは、商品やサービスの売上に関する情報を登録できる機能で、売上伝票などの帳票類の作成も可能です。また、受注データによる売上データを生成することもでき、それを用いて売上傾向を可視化することにも役立ちます。

請求管理とは、売上データをもとに請求書を素早く発行できる機能のことで、売掛金の回収リスク軽減が見込め、請求書の電子発行に対応しているサービスもあります。

入金管理とは、請求した金額が予定期日までに入金されているかを確認する機能です。入金情報と請求先の自動照合や、入金消込・入金伝票を自動で行うなどのサービスが特徴として挙げられます。

支払い管理とは、支払日や仕入れ先ごとに請求書の内容で正しく支払いが行われているかを確認する機能です。この管理機能によって、インターネットバンキングへの手入力や手作業での支払いを省けるため、支払い先の誤入力や金額間違いなどを防ぐことに繋がります。

次に、「商品」に特化した管理の機能を解説します。

受注管理とは、商品やサービスの注文情報を管理する機能のことです。特に、取引先の注文内容を受注データとして登録することや、取引先や注文内容などの細かな項目ごとに検索できます。

出荷管理とは、受注データをもとにした適切な商品出荷や納品工程を管理する機能のことです。特に、スマートフォンを用いた出荷指示書や納品書の出力など業務を効率化できるサービスもあります。

発注管理とは、「どこに・何の注文をしたか」の情報を適切に整理し効率良く注文書が作成できる機能のことです。特に、過去の発注データを用いた発注伝票を入力や、商品別の発注残状況を管理することができます。

仕入管理は、出荷した商品や資材の仕入状況を複数の発注伝票からでも一括で管理できる機能です。特に、発注伝票のデータを用いた仕入伝票起票機能であれば、発注残管理も正確に行うことが可能です。

在庫管理は、商品や資材の出入荷状況や在庫数などを管理する機能です。この機能を用いることで、売上に損害が出るような、在庫ロスや過剰在庫などの非効率な状況の阻止に繋がります。

最後に「業務効率」に特化した機能を解説します。

ワークフローとは、販売進行状況や見積書・請求書などの管理を電子的な手段でおこなうシステムのことです。特に、 Web上で申請や承認ができるため、効率的に販売業務を進めることができます。

電子保存は、電子帳簿保存法の要件に則って、ペーパーレスの帳票を保存することができるサービスです。特に、電子データで保存することにより経理業務の効率化やコスト削減を期待できます。

外部連携は、販売管理システムや会計システムおよび電子契約システム・メール配信システム等とデータ連携を行い、正確性や効率を向上させることが可能です。

販売管理にはさまざまな作業があり、充分な作業日数や従業員が必要です。そのため、販売管理システムを導入することで、伝票処理時間の短縮や伝票計算の正確性を高めることができ、販売の手間を減らせます。

販売管理の作業を手作業で行うには充分な作業日数や従業員が必要なため、販売管理システムを導入することで人件費や納期短縮などのコスト削減に繋げられます。

販売管理システムを用いることで販売データを電子保存したり、ワークフローを作成することなどができ、一元に管理することが可能です。その結果、電子データは紙のデータと比較すると共有がスムーズに行えるため、より効率的に業務を進められます。

販売管理の業務は業種・業態によって異なるため、自社に合った販売管理システムであるかを確認することが大切です。また、業種ごとに必要とされる機能が凝縮されている「業種特化型のパッケージ」を取り扱うサービスもあるため、どのような機能が必要か検討しましょう。

業種によっては「在庫」を持たないケースもあるため、販売管理システムの業務範囲が妥当であるか、企業の規模に合うシステム利用規模かについても検討する必要があります。もし、必要のない機能がある販売管理システムを選んでしまうと、余分なコストが発生する可能性があるので注意が必要です。

すでに使用しているシステムと新たに導入するシステムは、連携が可能かを必ず確認する必要があります。特に、導入後のトラブル発生を事前に防ぐために、あらかじめ連携可能か確認することが大切です。

販売管理システムは、「クラウド型」と「インストール型（買い切り型）」の２種類があります。「クラウド型」は、インターネット経由でシステム提供者のサーバに接続し使用するタイプを指します。これは、インターネット環境が整っていればすぐに導入でき、パソコンだけでなくタブレットやスマホでも使用できるケースが多いため、クラウド型の需要が高い傾向です。それに対し「インストール型（買い切り型）」は、パソコン自体にシステムをダウンロードして利用するタイプで、それぞれ運用方法や料金が異なるため、どちらが自社の業務や予算に適しているか比較するようにしてください。

ハーモフィル株式会社は、生産管理や販売管理システムなどのカスタマイズサービスを提供している会社です。オーダーメイドに近いカスタマイズを得意とし、リーズナブルかつ安定して稼働できるシステムの構築が得意です。システム導入後のアフターサポートも迅速に対応できます。導入実績のある業界は多岐に渡り、生産管理や食品の流通や製造、電子機器および部品製造業、警備業、運送業などさまざまです。

株式会社アイティジェイは、独自のシステムパッケージを持っており、小売り・流通業に特化したシステム開発から運用や保守業務を中心に幅広い開発を行っている会社です。

中でも、「win2 Shop販売管理システム」と呼ばれるシステムでは、店舗POSシステムや本部基幹システム・倉庫管理システムを連携させることが可能で、幅広いノウハウを活かし、お客様にとっての最適システムのご提案を行います。

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