労務管理システムの機能を比較！選び方のポイントやおすすめの5社もご紹介

労務管理システムを導入することで、労務管理で必要な社員の情報が一元管理でき、全体のデータを一覧で見やすくすることができます。一般的に、労務管理システムで管理できるデータは、以下のとおりです。

・社会保険など各種保険の資格取得届

・マイナンバー情報

・社員の基本情報（扶養家族の有無や勤務情報など）

・源泉徴収票

・給与所得者の保険料控除申告書

労務管理システムを導入することで、数十・数百名単位の社員が在籍する場合でも、社員一人ひとりのデータの確認や検索が容易になり、必要な情報へ迅速にアクセスできます。

労務管理システムを導入すれば、従来の紙ベースの書類作成から脱却し、オンライン上での書類作成・提出が可能です。

例えば、雇用契約書や給与明細、年末調整など大量に作成する必要がある書類をオンラインで自動作成できるため、印刷の手間を大幅になくすことができ、省力化に繋がります。

また、電子申請も行える労務管理システムであれば申請手続きまでスムーズに行え、労務管理全体の業務効率アップも可能です。

労務管理システムのなかには、個人情報の収集機能や社会保険の手続きに関する機能など、入退社手続きを効率化する機能を搭載しているものがあります。

従来通り入退社手続きを紙ベースで行う場合には、書類作成や印刷・郵送・回収・役所手続きなど、複数の工程を経る必要があります。

一方で、労務管理システムでは全てオンライン上で手続きが完了するため、大幅な省力化の実現が可能です。

また、捺印や書類修正もオンライン上で可能なため、人事・労務担当者だけではなく、退職者・採用者の利便性向上にも繋がります。

雇用契約書を自動作成し、電子署名を利用して締結する機能を持つ労務管理システムもあります。労務管理システムのなかには、秘密保持契約書の作成や締結処理機能を有するものもあります。

労務管理システム上で雇用契約書の作成を自動化できれば、書類郵送の手続きがなくなるため、従来1週間以上かかっていた雇用契約の締結処理が数日で済ますことが可能になり、契約締結までのリードタイムを短縮可能です。

また、雇用契約書の内容更新や変更も一括操作で簡単に行えるため、契約管理の効率も大幅に向上します。

Web給与明細機能は、労務管理システムの基本的な機能です。

Web給与明細とは、人事・労務担当者がシステム上へインポートした社員の給与データから明細が自動作成され、完成したWeb給与明細を一斉に配信できる機能のことです。紙印刷の手間が省けるため、給与明細の配布が迅速になるメリットがあります。

また、社員からすると過去の給与明細から最新のものまで簡単に検索・閲覧できるため、税額や支給額の確認がスムーズになり、利便性が向上します。

年末調整の手続きを自動化する機能は、多くの労務管理システムに搭載され、年末調整で特に煩雑な業務となりがちな住宅ローン控除申告書の作成や保険料の自動計算に対応しています。

システム上の質問に回答したり計算に必要な数値を入力したりするだけで、簡単かつ短時間で書類が完成します。

年末調整の手続きは特に入力工数が多く、人事・労務担当者にとってかなり負担がかかる業務です。労務管理システムを導入することで、数日程度で年末調整が可能となり、大幅な工数削減に繋がります。

労務管理システムのなかには、マイナンバーの管理が可能なシステムも増えてきています。

例えば、社員や被扶養者のマイナンバー情報を一括管理できるものや、CSVファイルから既存のマイナンバー情報を一括登録できるものなどが挙げられます。

労務管理システムでは暗号化やアクセス制限機能などのセキュリティ管理が充実しているため、紙ベースやエクセルなどで保存するよりも情報の漏えいを防ぎ、安全な管理体制を実現可能です。

労務管理システムを選ぶ際には、操作のしやすさに注目することが重要です。

操作がしやすいシステムであれば、システムに苦手意識のある社員でも簡単に操作でき、導入後の定着がスムーズになります。

労務管理システムの操作性をチェックする際のポイントは、以下のとおりです。

・ナビゲーション表示が充実しており、どこをクリックすればどの情報にたどり着けるのかがすぐわかる

・グラフや表でデータを確認できる可視化機能が充実している

・通知機能があり、やるべき操作がひと目でわかる

機能性がいくら充実していても操作しにくい場合には、現場で活用されないため、直感的に操作できるインターフェースのシステムを選ぶことが重要です。

システムの操作性を評価するためには、デモ版や無料トライアルを利用し、実際に操作してみることをおすすめします。

労務管理システムを導入する際には、比較するシステムの導入費用やランニングコストを事前に調査し、相場と比較することが大切です。

相場より大きく低い場合には機能不足なシステムである可能性が高く、一方で高すぎる場合には過剰な場合が考えられるため、相場価格は機能の充実度を測るうえでも一つの基準となり得ます。

なお、労務管理システムの相場は、1ユーザーあたり月額300〜600円が目安です。オプションや保守サービスを追加していない状態で相場との価格差を比較し、相場から離れる場合には注意が必要です。

相場より大きく離れていないシステムを選ぶことで、予算・機能双方で納得できるシステムを導入できます。

労務データには社員の機密情報が含まれるため、セキュリティ対策が万全な労務管理システムを選ぶことが前提です。

労務管理システムのセキュリティを比較する際のポイントは、以下のとおりです。

・定期的なシステムメンテナンスの実施があるか

・Webサーバのエラー管理体制が整っているか

・指紋認証や顔認証などの生体認証ログイン機能があるか

労務管理システム自体のセキュリティ機能のほかに、システム開発会社のセキュリティ体制のチェックも重要です。

資料請求時に労務管理システムのセキュリティ情報を確認するとともに、システム開発会社のホームページ上でセキュリティ認証や実績も確認することで、信頼性の高いシステム導入が可能になります。

労務管理システムを比較する際には、ほかのシステムと連携できるかどうかも重要なポイントです。API連携やデータインポート機能がある労務管理システムを選ぶことで、社内にある複数のシステムを統合的に運用できます。

給与システムや人事システムと連携すれば、さらに業務効率が向上します。例えば、給与システムと連携できる場合には、給与システムで自動計算された給与データをそのまま労務管理システムで活用でき、より給与明細の配布を迅速に行うことが可能です。

連携性を確認する際には、既存のシステムと連携できるかどうかも大切です。システム会社のなかには、既存システムとの連携機能を追加してくれる会社もあるため、導入前に相談してみることをおすすめします。

健康保険組合のフォーマットや各種電子申請に対応している労務管理システムを選ぶことで、書類の提出や手続きをスムーズに行えます。

最新の申請手続き方法に対応していない労務管理システムでは、導入してもオンラインで完結する業務が少なく、導入効果を得られない場合もあります。

そのため、e-Gov電子申請やマイナポータル申請に対応し、健康保険組合への電子申請が可能な労務管理システムを選ぶことで、労務管理における申請手続きの効率化が実現可能です。

また、各種書類届出に関する法令変更に対して迅速に対応できるシステム会社は、最新の法令に合った機能を持つシステムへすぐに更新してくれるため、システムを選ぶ際にはシステム会社の適応力も併せて確認しておくと安心です。

エヌエスティ・グローバリスト株式会社は、幅広い業種との親和性が高い勤怠管理システムのご提案、導入支援を行う会社です。

例えば、グループ会社のエリゼアビジネス社が展開する勤怠管理システムでは、多様な就業規則・就業形態に対応できる機能を提供し、企業の「働き方改革」をサポートしています。

勤怠管理が難しい業務や細やかな勤怠管理機能の要望に対しても柔軟に対応でき、社員の労働時間の適切な管理を実現しつつ、労務管理リスクを最小限にできます。

株式会社ワン・オー・ワンは、社内人材のスキル管理に役立つクラウドサービス「スキルナビ」を提供する会社です。

「スキルナビ」は、独自のデータベース構造を採用している点が特徴で、評価や研修などスキル関連の多様なデータの紐付けが可能なため、システム上で蓄積されたデータの検索や比較・分析がスムーズにできます。

また人事業務の工数削減のほかに、総合的なデータにもとづいた評価の透明化や幹部候補人材のスムーズな抽出が可能な点を評価され、大手電力会社や自治体で採用されています。

コンピュータスペック株式会社は、Webアプリケーションの受託開発を中心に請け負い、人事管理システムをはじめとする管理システム開発に強みを持つ会社です。

コンピュータスペック株式会社は創立40年と歴史が長く、これまでに工場の各装置との連携システムや、フードデリバリーサービスの立ち上げ、サブスクでの人事サービス開発と幅広く実績を有しています。

発注者の要望と予算どちらも妥協することのないシステムの提案と、小規模な会社形態を活かした柔軟な対応力で、長年多くの企業から信頼を得ています。

株式会社マイクロウェーブは、日本全国の企業を対象に、マーケティング、新規事業開発、業務改善において幅広くサポートを行う企業です。

東京を拠点にあらゆる業界でトップを飾る大手企業へ直接サポートをし続け、2024年8月現在で累計1,000社に及ぶ豊富なサポート実績を有しています。特に、大手企業から高い評価を得ていることが、株式会社マイクロウェーブの強みです。

また近年は、社会貢献性の高い自社サービスの開発・販売に対して精力的に取り組んでいます。

jinjer株式会社は、バックオフィス業務の効率化をサポートするクラウドサービスに強みを持ち、これまでに「人事労務・勤怠管理・給与計算・ワークフロー・経費精算・電子契約・Web会議システム」などの豊富な開発実績を有しています。

中でもjinjer株式会社のシステムは、クラウド型の人事労務システム上で人事労務・勤怠管理・給与計算に関するデータを一括管理する仕組みが特徴的です。特に1つのデータベースで管理することで、各サービスにおける情報登録や変更業務における手間の大幅な削減に成功しています。

2022年4月には総額51億円の資金調達を実現し、jinjer株式会社が開発するプロダクト開発とマーケティング投資、エンジニアやセールス部門の採用活動が強化されました。そのため、資金調達成功に伴い、今後は提供システムの機能追加や新規システム開発が期待されます。