勤怠管理システムの選び方｜自社に合うシステムを導入するには
2021.10.04
給与計算や長時間労働の防止のために必要な勤怠管理は、システムを導入することで効率化できます。 今回は、勤怠管理システムの選び方のポイントや、自社にマッチするシステムについて解説します。
システムの使いやすさ
勤怠管理システムは、実際にシステムを利用する従業員にとって使いやすいものを選ぶ必要があります。
たとえば「操作が簡単に行えるもの」「機能が一目でわかるもの」など、直感的に操作しやすいデザインのシステムがおすすめです。交通系ICカードと連携できるサービスもあります。
優れた機能を備えた勤怠管理システムであっても、操作が難しく使いこなすことができなければ、システムの導入による効果を引き出せません。
年齢やITツールの使用経験の有無に左右されず、従業員全員がスムーズに活用できる勤怠管理システムを選択しましょう。
サポート体制
勤怠管理システムを選ぶうえで「サポート体制が整っているか」という点も、比較する際に重視すべきポイントのひとつです。
勤怠管理システムを導入して終了ではなく、わからないことや不具合など問題があった際にサポートしてくれるかがとても重要になります。
また、サポートがスピーディーに行われるか、丁寧に対応してもらえるかなど、サポートのクオリティも大切です。
そのほか、システムを提供している企業によっては、企業の業務フローに合わせたカスタマイズを行ってくれる場合もあります。
別途追加料金が必要になることもありますが、カスタマイズを希望する場合はシステムを提供している企業に確認してみると良いでしょう。
コスト
勤怠管理システムは、活用し続ける限りランニングコストが必要になります。
システム利用をクラウド型にした場合だけでなく、自社サーバーにシステムを取り入れるオンプレミス型の場合でも、保守管理やブラッシュアップなどの維持費が欠かせません。
自社の予算に合ったシステムかどうか比較し、機能とコストのバランスを図ることが大切です。導入コストだけでなく、ランニングコストの試算も事前に行っておきましょう。
費用対効果が悪い
勤怠管理システムを導入する際、コスト削減のために安価なシステムを選択すると、必要な機能や操作性が備わっていない可能性があります。
パッケージ化されたシステムを活用する場合には導入コストを抑えられるものの、追加機能が必要になることも少なくありません。
必要な機能を追加していくうちに、コストが増加して当初の試算よりも費用がかかってしまう場合があります。
結果的に、勤怠管理システムの導入にかけたコスト負担に対して、期待していたような効果が得られないという失敗につながりかねません。
そのため、導入前の段階でどのような機能が欲しいか、企業の勤怠管理におけるどのような課題を解決したいのかを明確にしておく必要があります。
コスト削減ばかりを重視するのではなく、コストと機能のバランスを見ながら導入する勤怠管理システムを選びましょう。
トラブルが発生する
勤怠管理システムは、導入後にトラブルが発生することがあります。タイムレコーダーの故障やバグの発生など、システム側の故障や会社のサーバー、使用環境がシステムに適していない場合もあるでしょう。
しかし、システムの開発や運用に慣れているIT技術者がいない企業の場合、なにが原因でトラブルが発生しているのか特定できない可能性があります。
発生したトラブルに、迅速に対応してもらえるサポート体制が整った勤怠管理システムでなければ、トラブル解決までに時間を要してしまうでしょう。
トラブルが解決するまでの間、システムが利用できなくなってしまえば、管理や給与計算など、業務効率の低下につながりかねません。
勤怠管理システムを選ぶ際には、導入や運用にかかるコストや機能の比較を行うだけでなく、トラブル時のサポート体制についても確認しておくことが大切です。
システム開発という選択肢も
勤怠管理システムは、既存のパッケージを導入する方法だけでなく、システム開発を行って自社にマッチするものを構築する方法もあります。
システム開発であれば柔軟なフルカスタマイズも可能なため、自社の課題解決にピンポイントでアプローチできるシステムを導入できる点が魅力です。
初期コストだけで判断すれば、パッケージシステムを導入した方がコストを削減できるものの、追加機能を増やしていると結果的に費用がかかることも少なくありません。
システム開発で自社にマッチする勤怠管理システムを構築して導入すれば、あとから追加機能を導入するよりもトータルコストが下がる可能性があります。
既存のパッケージでは欲しい機能が備わっていない場合や、長期的な設備投資としてオリジナルのシステムを導入したい場合には、システム開発を検討してみると良いでしょう。
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勤怠管理システムを導入する場合、パートナー企業選びが重要になります。
パッケージ型のシステムなら、システムの保守管理や運用に際して、安心して任せられるベンダーやコンサルティングが必要です。
また、システム開発をする場合であっても、自社に最適な機能を備えたシステムを開発するには、開発会社との連携が非常に重要となります。
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