RPAでなにができるの？メリット、デメリットとおすすめの会社3選！
2023.03.14
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バックオフィス等の業務効率化のためにRPAを導入する企業が増えています。しかし、「どんな業務を自動化できるの？」「そもそもRPAで何ができるかわからない」など悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、RPAで自動化できる業務やメリット、デメリットとおすすめの会社を3社紹介します。
そもそもRPAとは？
RPAは「Robotic Process Automation」の略で、PC上で行う業務を自動化できるロボットという意味です。PCやクラウド上で動くソフトウェアで、業務効率化や働き方改革に繋がるとして注目を集めています。
RPAでできること
業務フローとルールが決まっており、人の判断が不要なルーティン化された業務はRPAで自動化できます。
具体的な例をいくつか解説します。
請求書や契約書の作成、経理処理
請求書作成や契約書作成、経理処理などの手順が決まっている業務はRPAでの自動化に向いています。手順が決まっているとはいえ対応量が多いと負担になりがちです。RPAを導入することでミスなく効率的な仕組みにすることができます。
請求情報と実際の入金情報を照合して確認できたものを消込、未入金をリスト化といった経理処理も自動化することができます。
勤怠管理
勤務時間の集計や残業時間の確認、有給休暇の残日数などを自動化することができます。集計したデータをもとにした給与計算や振込、明細書の発行も可能です。また、残業が多い社員や部署をリストアップし、確認を求めるメールを担当者に自動で送るといった複数のアプリケーションにまたがった業務も可能です。
問い合わせ対応
かかってきた電話履歴の管理や、問い合わせフォームへの問い合わせもRPAで自動化することが可能です。かかってきた電話番号から顧客データの参照を自動化したり、問い合わせ内容に応じてメール返答内容を設定すれば自動で返信が可能です。また、業務システムへの転記や担当者への通知も自動化することで業務効率化できます。
メール返信
リマインドメールやイベントの告知メールなどある程度内容が決まっているメールの送信も自動化が可能です。例えばイベント日時のリマインドメールであれば、RPAが社内システムからリストを抽出し設定した日時（イベント3日前など）に自動でメールが送信されます。
システムへの顧客情報登録
社内で管理している顧客情報はCRMやExcel、会計ソフトや名刺管理システムなど複数のシステムに登録している場合も多いです。何度も同じ情報を入力するのは手間がかかりますが、RPAを活用すれば専用フォームに一度入力するだけで各システムへ反映できるようになるため、手作業による記入漏れや誤った情報登録を防げるようになります。
在庫管理
あらかじめ設定しておいた時刻に在庫数や、出荷予定数といった情報を担当者に自動でメール配信できます。担当者は場所を問わず在庫状況を確認できるようになるため、在庫切れを防止できます。
定型レポート作成
ECサイトを運営している場合や広告を運用している場合、日々定量データを集計し分析する必要があります。定量データをRPAで収集するように設定しておくと工数削減につながり、スピーディにPDCAを回すことができるようになります。
競合の価格調査
競合他社の公式サイトやECサイトから価格データを抽出し、Excelの表にまとめることができます。マーケティング活動の一環で競合他社の価格やサービスを定期的に調査する場合、調査頻度を設定すれば自動で行えるようになります。
SNS上の口コミ収集
自社商品やサービスについての口コミやコメントを定期的に自動で収集し、Excelにデータでまとめることができます。ポジティブな評価とネガティブな評価に分けることなどもできるので、認知度調査や好感度調査のデータ分析の際に役立ちます。
RPAでできないこと
自ら考えて判断する作業
RPAはAI（人工知能）ではないため、設定されたルールにないイレギュラーが起きた場合、次の作業を自分で判断できません。例えば半角英数字で入力されているべきところに全角英数字で入力されていた、という場合も人間が作業していれば入力ミスだと判断できますがRPAの場合はエラーが発生してしまいます。エラーが発生し作業がストップした際にRPAの管理者にエラーの通知メールを送るように設定したり、人間による作業に切り替えるなどの対処が可能です。
ルール変更や複雑な処理
ルールの変更や修正が多かったり、複雑な作業が定期的に発生する場合もRPAでの自動化が難しいです。例えば「アプリケーションがバージョンアップし、RPAの操作対象の製品仕様を変更した」「操作対象のwebサイトが更新され、ボタンの位置やレイアウトが変わった」等の場合にRPAはエラーを起こしてしまいます。情報システム担当と上手く連携を取ったり、業務を作業単位に分けて自動化するなどで対処することが可能です。
RPAのメリット
RPAを上手く活用できれば工数削減に繋がったり、定型業務を自動化することで人にしかできない創造的な業務に集中できるようになります。単純作業を自動化し重要なコア業務に集中することで、長時間労働の防止や成果を上げることにもつながります。手作業で行う定型業務を自動化することでヒューマンエラーも防ぐことができるようになります。
RPAのデメリット
費用対効果が高くなるとは限らない
RPAの導入には初期費用やランニングコスト、導入にあたっての時間的なコストなどそれなりにコストがかかります。業務の洗い出しをしたものの自動化できる業務が少なく、思ったような効果が得られないという可能性もあります。課題の洗い出しやツールの検討などはプロに相談するのも一つの手段です。
RPAの作成者が増えず自動化が止まってしまう可能性がある
RPA導入の進め方によっては業務が属人化してしまう可能性があります。RPA導入のための課題や改善点の洗い出しには複数のメンバーの協力が必要不可欠です。RPA作成者が一部に限定されると他の業務へ展開することが難しくなります。
システムの仕様変更などによる誤作動
操作対象のシステムにアップデートや変更があった場合、RPAが誤作動や使用出来なくなる可能性があります。また、RPAの苦手な範囲も自動化してしまいエラーが頻発して逆に業務効率が悪くなることもあります。できるだけ業務をストップさせないように社内の担当者で修正できるようにしておくこと、RPAの苦手なことと得意なことを切り分けて導入することで対処が可能です。
RPAの導入支援におすすめの会社3選
クラウド型（SaaS）RPAソフトウェア【AUTORO】の開発、運営、販売を行う会社
おすすめポイント
クラウド環境のRPAでDX推進
これまでのRPAはデスクトップにインストールされることが多かったが、クラウド環境で提供することでテレワーク等のDXを推進。従来のデスクトップ型RPAと異なりPCを占有しないため、同一パソコン内で他の作業を並行して行える。また、他拠点との共同利用が可能
幅広いプランを用意
スモールスタートで安価にはじめられるプランから、全社的に使用が可能なプランまで選択が可能。5分以内に回答のあるサポートや、自社のリソースに限りがある場合は自動化の構築までサポートできるプランまであるので最適なプランを組むことができる
幅広い機能を保有
150を超えるアクションがあり、大概の要件に対応可能。salesforceやGoogleスプレッドシート、Googleドライブなど様々なサービスとAPI連携している
こんな人に特におすすめ
RPAによる自動化を社内で横展開していきたい方
レディクルご利用者様からの口コミ
「自社の業界に詳しく、話がスムーズに進んだ」（建材メーカー/1000名以下）
「知識が足りない自分と目線を合わせてくれた」（ブライダル/2000名以下）
創業80周年の綜合プロデュース企業のDXノウハウをもとに業務効率化を実現できる
おすすめポイント
総合プロデュース企業・八芳園が立ち上げたDX推進サービス「SOLVE EIGHT」7年前より社内DXプロジェクトから派生し2021年に立ち上げたサービス。「紙」や個人管理の「Excel」ベースで管理していた状態から業務内容を見直し、システム化、デジタル化を推進。残業時間の減少、管理コストの削減、タイムリーな情報共有を実現した社内ノウハウをもとに立ち上げたDX推進サービス
徹底したユーザー目線の「伴走型サービス」業務課題の抽出、可視化、改善策の検討、要件定義の取りまとめなど上流工程から伴走。八芳園で効果のあったプロダクトのみをコーディネートし、ユーザー目線でシステム構築をすることで最短距離でデジタル化を実現
最適なプロダクトをコーディネート八芳園内のあらゆるセクションで利活用されている「Robo-Pat」の販売パートナー。自社内での効果と実例といったノウハウ提供可能。RPAの導入のみで自動化できない業務に関しても、Kintoneで構築したCRMやSFA・物品などの管理するプラットフォームとRobo-Pat連携させることで効率化を実現
こんな人に特におすすめ
RPAでの自動化を足掛かりにしてDXを推進していきたい方
実績
ECサイト運営会社/営業管理システム構築
住設備関連企業/顧客管理、業務日報の構築
人材派遣関連企業/契約管理、請求書管理、給与計算関連アプリの構築
建築素材関連企業/営業支援管理・案件管理のシステム構築
レディクルご利用者様からの口コミ
「引き出しがとても多く、お話していてイメージができた」（人材関連サービス/50名以下）
「こちらの質問にスムーズにお答えいただけ、安心感があった」（設備工事/50名以下）
現行業務の洗い出しから依頼できる信用度抜群のIT会社
おすすめポイント
7つの銀行と直取引
小回りの利く企業規模でのべ7つの銀行と直接口座取引をしており、抜群の信用度、信頼度。大手金融機関の実績だけではなく建設、交通関係等他業種の実績も豊富
ITコンサルティング～保守運用まで一気通貫で対応可能
特定のベンダーに属していないため中立的なコンサルティングが可能。RFP作成支援から現行業務の洗い出し、課題整理及び改善プランの作成を依頼可能なため、どこから手を付けて良いかわからない場合でも安心して依頼できる
RPAの各種ツールに対応可能
RPAの各種ツールに対応可能な技術者がいるため、それぞれのツールの長所や短所を把握した上でベストなツールを提案。生産性向上の観点でRPAだけで実現できない場合は課題解決のために仕事の仕組みをプランニングしたりそれを実装するサービスを提供
こんな人に特におすすめ
・信用調査がシビアで信用度の高いIT会社が良い方
・金融機関の実績が豊富なIT会社が良い方
実績
大手エネルギー会社/RPA適用業務
大手信託銀行/営業支援システム開発
自社開発 電子帳簿保存法対応ソリューション「eリスト」販売
レディクルご利用者様からの口コミ
「説明がとても分かりやすく、とても良い提案をいただける」（医療機器/100名以下）
「とても寄り添ってくれて、ずっとネックだった課題を解決できる仕組みを提案してくれた」（学校法人）
まとめ
この記事ではRPAにできることと、メリットデメリット、導入支援におすすめの会社を3社を紹介しました。RPAは業務効率化を実現するために効果的なツールですが、得意なことと苦手なことを切り分けることが重要です。それを踏まえた上で運用フローを設計し、導入を成功させましょう。
RPA導入のためにシステムベンダーを探すなら、レディクルにご相談ください。
それぞれの強みや特長を把握した上で、コンシェルジュがお客様の会社にぴったりの会社をご紹介いたします。
