2025.09.05
文書管理システムの基本機能や導入メリットをわかりやすく解説。クラウド・オンプレミスの比較、コスト・セキュリティ・操作性など選定のポイントを紹介し、導入事例や注意点も詳しく解説します。
目次
ここでは、文書管理システムの基本的な概要と、導入が急速に進んでいる背景について紹介します。
文書管理システムとは、紙や電子ファイルなど様々な文書を一元管理し、保管・検索・共有・履歴管理などを効率化するためのソフトウェアや仕組みを指します。
従来は紙のファイルキャビネットに保管していた書類をデジタルデータとして整理し、情報の検索性や安全性を大きく向上させることが目的です。
また、バックアップや改ざん防止などの仕組みも備え、企業のナレッジ資産を守る役割も果たしています。
近年では、スマートフォンやタブレットでのモバイルアクセスに対応したサービスも増えており、外出先や在宅勤務でも必要な書類にすぐアクセスできる環境が整いつつあります。
近年、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進、テレワークや在宅勤務の普及、業務効率化へのニーズが高まっています。特に、コロナ禍以降は社外からも安全にアクセスできるクラウド対応のシステムが求められるようになりました。
書類を探す時間の削減、リアルタイム共有、セキュリティの強化が同時に実現できる点が、文書管理システムの重要性を高めている理由です。
また、ペーパーレス化に対する社会的要請も強まり、環境負荷軽減の観点からも文書のデジタル管理が進んでいます。
中小企業においてもIT補助金やクラウドサービス普及支援が活用され、従来ハードルの高かったシステム導入が一気に進んだ背景があります。
次に、文書管理システムが提供する代表的な機能について紹介します。
文書管理システムの中核となるのが保管・検索機能です。データベースに登録した文書は、キーワード検索や全文検索、タグ付けにより瞬時に見つけられます。
従来のフォルダ構造に依存せず、条件で絞り込むことで目的の書類へアクセスできるため、作業時間の大幅短縮が可能です。
例えば、「取引先A社・契約書・2023年」といった複数の条件を組み合わせ、膨大な書類の中から数秒で該当データを抽出できます。
さらに、OCR（文字認識）機能を活用することで紙をスキャンしたPDFも全文検索の対象にでき、アナログ書類の活用幅が広がります。
業務文書は更新や修正が繰り返されるため、履歴管理は不可欠です。バージョン管理機能では過去の変更履歴や更新者を自動で記録し、旧版に戻す操作も簡単に行えます。
例えば、複数の部署で修正や追記を行う場合も、どの時点で誰がどの箇所を修正したかが一目で分かるためトラブル防止に繋がります。また、ユーザーやグループごとに閲覧・編集・ダウンロード権限を設定することで、機密情報の漏洩防止が可能です。
社内外の関係者と効率的に文書を共有するために、リンク共有やフォルダ共有、共同編集機能が備わっています。
さらに、API連携によってワークフローシステムやCRM、会計ソフトなどとデータを連携させ、業務を一元化できるのも特長です。最近ではSlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールと連携し、更新通知やコメントをリアルタイムで共有する活用方法も広がっています。
このように、文書管理システムは単なる保管庫ではなく、業務プロセス全体の効率化を支えるプラットフォームとして発展しています。
ここでは、文書管理システム導入がもたらすメリットを紹介します。
文書管理システムを導入すると、書類を探す時間や確認作業を大幅に削減できます。キーワードやタグで必要な文書を数秒で検索できるため社内の情報共有がスムーズになり、意思決定も迅速化します。
さらに、印刷や保管にかかるコストを削減し、ペーパーレス化による経費削減と環境負荷の軽減が実現でき、かつ業務フローの最適化や従業員の負担軽減に繋がる点も大きなメリットです。
アクセス権限設定、通信の暗号化、改ざん防止機能により、機密情報を保護します。
情報漏洩や誤操作によるデータ消失のリスクを低減し、バックアップ体制を整備することで障害時にも迅速に復旧可能です。
金融業界や医療業界など、特に高いセキュリティ水準が求められる分野では、ファイルの自動暗号化や操作ログ管理が標準搭載されています。
文書管理システムは証跡管理や保存期間設定が可能で、法令や業界規制への対応を支援します。
例えば、電子帳簿保存法では7年間の保存が義務化されるケースが多く、システム上で保存期限を自動管理する機能が有用です。
また、内部統制や監査にも対応しやすく、必要な情報を期限内に迅速に提出できます。
ここでは、システム導入に伴う注意点やデメリットを紹介します。
導入初期費用や月額利用料、カスタマイズや保守運用にかかるコストは慎重に検討しなければいけません。
例えば、クラウド型の場合は月額数千円～数万円程度が一般的ですが、オンプレミスの場合は初期費用が高額になる場合があります。
操作習得のための社員教育や、マニュアル整備、運用ルール策定が必要です。現場に浸透するまで一定の時間と工数がかかる点は大きな課題といえます。
特に、パソコン操作が苦手な社員が多い組織では、マニュアルだけでなく実地研修やFAQ整備が欠かせません。
クラウド型は利便性が高い一方で、サービス障害やサーバートラブル発生のリスクがあります。
故に、システム障害時の事業継続計画（BCP）をあらかじめ策定し、重要文書の二重保管やローカルバックアップを行う対策が求められるのです。障害の原因調査や対応窓口の確認も、導入前に行うことが重要になります。
ここでは、自社に適した文書管理システムを選ぶ際の重要ポイントを紹介します。
業種や業務により必要な機能は異なります。契約書管理、ワークフロー承認、OCR機能など、自社の要件を整理し、要件に沿ったサービスを選ぶことが大切です。
例えば、製造業では設計図やマニュアルの版管理が重要で、建設業ではISO規格対応や電子承認の機能が必須となる場合があります。また、将来的に組織が拡大した際の機能追加やアップグレードの柔軟性も検討ポイントです。
オンプレミスは自社サーバーで運用するためセキュリティやカスタマイズ性に優れますが、初期投資や保守が負担になります。
クラウド型は初期費用が抑えられ、柔軟なスケーラビリティを確保できる一方、インターネット依存や障害リスクが懸念されます。
最近はクラウド導入が主流ですが、自治体や高い機密性が必要な企業ではオンプレミスを選ぶケースも少なくありません。
現場が直感的に操作できるかどうかは非常に重要です。操作が複雑だと利用が定着しないため、トライアルで使用感を確認することを推奨します。
一部のサービスではドラッグ＆ドロップで書類を登録できたり、フォルダ作成や権限設定をガイド付きで行えたりできるものもあり、ITリテラシーの低い現場でもスムーズに活用可能です。
既存の基幹システムや会計ソフト、CRMとのデータ連携が可能かを確認しましょう。APIやコネクタを利用したシームレスなデータ統合が業務効率を左右します。
例えば、会計ソフトと連携すれば請求書を自動で取り込み、関連データと紐づける運用も実現できます。導入前に他システムとの連携実績や、標準対応の範囲をよく確認することが重要です。
通信・保存時の暗号化、アクセス制御、監査ログなどの機能が備わっているかを検証しましょう。
内部不正や外部攻撃への備えがあるかは選定上の重要ポイントです。
また、万が一情報漏洩が発生した場合のサポート体制や補償内容も確認しておくと安心です。
文書管理システムの料金形態には、月額固定制、ユーザー課金制、ストレージ課金制があります。
月額固定制：ユーザー数や容量に関係なく一定料金。小規模〜中規模企業向けで、月額5,000円〜9,800円程度のプランが多く見られます。
ユーザー課金制：1ユーザーあたり月額500円〜という低価格帯から、利用人数無制限で月額60万円という高価格プランまで幅広い設定があります。
ストレージ課金制：保管容量に応じた課金。大容量用途では適切な選択肢です。
実際には小規模企業がクラウド型を月額9,800円で導入するケースもあり、オンプレミス型では初期費用10万円＋月額57,000円程度という例も報告されています。
コスト検討時は、初期費用・月額料金の仕組み・容量・利用人数・運用・サポートの観点をバランスよく確認することが成功のカギです。
ここでは、文書管理システムを提供する主要企業をピックアップして紹介します。
マーティー・ソリューションズ株式会社は、ドキュメント管理を中心とした業務改善ソリューションを幅広い業種に提供しているIT企業です。
多機能なプラットフォームで柔軟なカスタマイズに対応し、クラウド・オンプレミス両方を選べます。
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会社名 |
マーティー・ソリューションズ株式会社 |
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サービス名 |
マーティー・ドキュメントプラットフォーム |
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費用 |
要問い合わせ |
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おすすめポイント |
多業種向けに柔軟なカスタマイズが可能で、クラウド・オンプレミス両対応 |
シヤチハタ株式会社は、文書管理やワークフローを含む業務デジタル化サービスを展開する老舗企業です。
電子印鑑や承認プロセスをシームレスに連携させる製品に強みを持ち、多くの自治体・企業で採用されています。
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会社名 |
シヤチハタ株式会社 |
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サービス名 |
Shachihata Cloud |
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費用 |
1ユーザーあたり110円/月～ |
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おすすめポイント |
電子印鑑やワークフロー機能を備え、稟議・承認プロセスの効率化に強み |
AIS株式会社は、大企業や公共団体を主な対象とした高度なセキュリティ・大容量ストレージ対応の文書管理システムを提供しています。
複雑な組織構造にも対応できる権限管理や監査ログ機能が充実している点が評価されています。
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会社名 |
AIS株式会社 |
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サービス名 |
デジチャボ（整理特化型文書管理システム） |
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費用 |
要問い合せ |
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おすすめポイント |
大企業・公共団体向けに高セキュリティ・大容量保管を提供 |
ここでは、文書管理システムを検討する際に、よく寄せられる質問とその回答を紹介します。
文書管理システムは、単なる電子ファイルの保存ツールではなく、業務の効率化・セキュリティ強化・コンプライアンス対応を同時に実現する重要な基盤です。
導入することで、書類を探す手間を大幅に削減し、紙の保管コストを抑えながら、組織全体の情報共有をスムーズに行えます。
また、電子帳簿保存法や個人情報保護法などの法令に対応しやすくなるため、企業のリスクマネジメントにも直結します。
しかし、システムの操作性や運用コスト、社内教育など、導入後に発生する課題も十分に考慮する必要があります。
自社に必要な機能を明確化し、コストとメリットを比較検討するプロセスを丁寧に進めることが成功の鍵です。
最適なサービスを選ぶためには複数社の製品を比較し、導入事例やサポート体制を確認した上で意思決定することが重要になります。
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