学生管理システムとは？機能・費用・導入の流れと開発会社選びのポイントを解説

学生管理システムを使用することで、進捗状況の追跡・入学・出席評価の管理・その他の様々な管理タスクを効率的に処理できます。学生に対して、より良い教育や学習環境の提供が可能です。

学生管理システム導入の背景として、主に以下が挙げられます。

• 紙・Excel管理の煩雑

• 更新ミスの防止

• セキュリティの強化

• 業務の効率化

従来の学校・教育機関での学生の様々な情報の管理方法は紙媒体であったり、パソコン内のエクセル内だけにあったりと、情報がまとめられていませんでした。

システムの導入により一元管理で情報がまとめられ、一目で確認でき、かつ生徒の情報更新も簡単で職員間での情報共有がスムーズになります。

また、業務が効率化され、質の良い学習環境の整備や教育のために時間を割けるようになります。

• パッケージ導入

既存のソフトを使用するため初期費用は20万円～100万円と、フルスクラッチ開発に比べて抑えることが可能です。希望する機能がない場合は、後にオプションとして導入しなければいけないケースがあります。会社によっては費用が追加されることもあるため、事前に相談しておきましょう。

• フルスクラッチ開発

一から新しいシステムを作成するため、費用の相場は500万円～1000万円と高額になります。しかし、生徒数や現状に合ったシステムにできる点はメリットです。

• クラウド型

ネット上でシステムを管理するため、ネット環境があればどこでも確認できます。なお、月額制で1万円～10万円程度が相場です。

まずは、利用する学校・教育機関にとってどのような規模、どのようなサービスが必要なのかを考慮することが重要です。なお、既存のシステムで不十分な場合は、一から開発するとニーズに合ったシステムを使用できます。

初期設定ではパッケージ、あるいは開発する場合でも購入費用がかかります。他にも、サーバー費用や導入コンサルティング費用、研修費用がかかり、必要に応じてハードウェア費用もあるため負担は大きいです。

さらに、スムーズなシステム運用の為にはバージョンアップやサポート機能などにかかる保守費用も必要になってきます。

入学から卒業までに必要な基本情報のデータとして、以下が挙げられます。

• 氏名

• 生年月日

• 性別

• 住所

• 連絡先

• 入学年度

• 学部・学科

• 入学方式

在学中には学籍情報や履修情報、保健情報も追加されていきます。一人の学生に対して、様々な情報が学年を追うごとに増えていくと認識しておきましょう。学生支援システムを導入して、情報を一元化することが大切です。

既存の学習システム(LMS)や会計システムがある場合は、連携が可能か確認しておきましょう。また、同じシステム会社に依頼することが可能かを事前に検討する必要もあります。

• 一般校務支援型

学籍管理、成績処理、出欠管理など、学校教員の一般的な業務を効率化するためのシステムです。

教員の負担を軽減できるだけでなく、生徒の情報が一元管理されてスムーズに共有されるため、より良い教育支援に繋がります。

クラウド型にすることで費用が抑えられ、場所を選ばず利用できるため導入しやすい点はメリットです。

• 外国人学生対応（在留資格機能）

留学生など、海外の学生を受け入れている教育機関に向けたシステムです。在留資格の管理や入国管理局への申請書類作成、さらには在留期間の更新手続きなどを効率的に行うための機能を備えています。学生の在留状況を可視化でき、適切な支援を行うための大切な機能です。

• 寮・生活支援対応型

寮生活に対応した支援システムです。学習に対するシステムではなく、生活費の節約・共同生活のサポート・相談窓口の設置など、生活に対する支援を行います。

• 専門学校・小規模教育機関向け

大学などの大規模ではなく、小規模に向けたシステムです。主な特徴は一般公務支援型と同じですが、大規模に比べて費用を抑えたプランが用意されていることがあります。

小規模になると教員数が少ないため、システムを導入することで教員の業務効率化を図れる、かつ教育の質の向上に繋がります。

自社開発のシステムは教育機関のニーズに合ったものを一から作るため、不必要なプランが最初からなかったり、柔軟性を持ったシステムにしたりできます。ただし、導入までに時間と費用が掛かってしまう点には注意しなければいけません。

既成システムを導入する場合は開発に比べて費用を抑えられ、導入までの期間も短くなります。しかし、既にあるシステムを使用するので、必要ではない機能がある可能性はゼロではないため、導入前は十分に考慮する必要があるでしょう。

• 在籍・履修・成績管理

在籍している学部や学科など、基本的な情報を管理します。履修管理では履修登録・科目登録・単位取得状況を管理し、試験結果やレポート評価、出席状況などを記録します。成績を算出・管理することで、生徒一人一人に合った支援が可能です。

• 出席管理

学生の授業への出席状況を記録・管理することで、必要な単位数が十分に取れているか教職員間で共有できます。

• 保護者情報・連絡履歴管理

保護者の連絡履歴を管理して、保護者向けに学生の成績や出欠状況、学校からの連絡などを配信します。保護者との情報の共有により、信頼関係の構築に繋がります。

• 在留資格管理（留学生対応）

留学生の在留資格に関わる書類の作成をサポートしたり、在留資格の管理を行ったりするシステムです。在留資格に関わる書類は年度ごとに提出する必要があるため、導入により事務作業がスムーズになります。

• 学生寮入退居管理

寮に入居している学生の情報・寮の空き状況・食事管理・寮生に向けた連絡事項など、学生寮の運営に必要な管理を行うためのシステムです。

• 学内連絡・掲示板機能

教職員間の連絡や、教職員から生徒・保護者に向けた連絡体制をサポートするシステムです。導入によって職員間の連携がスムーズになり、生徒や保護者と迅速にやり取りできるため信頼関係の構築が期待できます。

• ダッシュボード・分析レポート

授業における端末の利用状況や校務データなどを集約・可視化して、分析等を行う教員用のシステムです。導入により事務作業をスムーズに行えるうえ、分析レポートの利用で生徒一人一人に合った学習をサポートできます。

まず確認すべきは、その会社がどのような実績を持っているかです。特に教育機関や公的機関向けのシステム開発経験があるかどうかは大きな判断基準となります。過去の事例をチェックすることで、その会社が教育現場ならではのニーズや制約を理解しているかが分かります。例えば「ユーザー数が多い」「アクセス集中が発生しやすい」「セキュリティ要件が厳しい」など、教育機関特有の課題に対応できる専門性があるかを見極めましょう。

また、開発領域の得意分野や利用している技術スタックについても確認することをおすすめします。最新の開発フレームワークやクラウドサービスに対応しているかをチェックすることで、将来的な拡張性や安定性にもつながります。

システムは開発して終わりではなく、運用開始後のサポート体制が成否を左右するといっても過言ではありません。導入後にトラブルが発生した際、迅速に対応してくれるかどうか、また保守・運用費用の水準や、セキュリティ対策がどの程度整備されているかを事前に確認しておきましょう。

さらに、問い合わせに対するレスポンスの速さや、トラブル時の対応フローが明確に整備されているかも大切です。特に教育機関では学期や試験といったタイミングに合わせたシステム稼働が求められるため、緊急時にどれだけスムーズにサポートしてもらえるかをチェックしておくと安心です。

最後に、開発会社を決める際は必ず複数社から相見積もりを取ることをおすすめします。費用感や開発期間を比較するだけでなく、各社が提案する開発方針やサポート体制の違いを把握できるため、自校のニーズに最も適した会社を選ぶ判断材料になります。

相見積を取る過程で、ある会社はコスト重視、別の会社は保守サポートを重視するなど、それぞれの強みや特色が見えてきます。こうした違いを整理し、価格だけでなく総合的なバランスを考慮して選定することで、長期的に安心できるパートナー選びにつながります。

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