2025.12.15
日程調整ツールは会議や打ち合わせに誰が参加できるか、簡単に確認できる仕組みです。本記事では、効率化する方法やツール導入の手順、外注開発を検討する際のポイントを解説します。社内業務の負担軽減やミス防止にも役立つ実践的な情報を紹介するため、日程調整ツールの導入を検討している企業は参考にしてください。
日程調整とは会議・打ち合わせ・商談・採用面接など、複数人の予定をすり合わせて日時を決める作業です。メールや電話で行うと手間やミスが起こりやすいですが、日程調整ツールを使えば確認漏れや調整ミスを防ぎながら、効率よく日時を決められます。
日程調整には、主に以下の課題が挙げられます。
時間がかかる
関係者が多いほど複雑化する
ダブルブッキング
連絡手段の分散
複数人の予定を確認・把握しなければいけないため担当者の負担が大きくなり、本来の業務を圧迫しかねません。故に、業務がスムーズに進まず、企業として利益の損失に繋がる恐れがあるのです。
また、人による管理はダブルブッキングを起こす可能性があります。
日程調整ツールを導入することで、人とのやり取りや確認作業を大幅に削減できます。予定調整の自動化や情報の管理によって、工数削減やミスなどの複数の効果が得られるのです。ここでは、日程調整ツールを活用するメリットについて詳しく解説します。
調整時間削減化によりメールや電話のやりとりを省けるため、候補日提示や予約確定・通知までを自動化できます。また、日程変更時には自動的に更新通知が参加者に届くことで、情報共有化がスムーズになるでしょう。担当者の作業負担を最小限に抑えられる点は、大きなメリットです。
予定の見える化によって複数人の空き状況の共有管理や確認作業がスムーズになり、社内外との予定も調整しやすくなるでしょう。参加者も自分の予定に合わせた提案を入力するだけなので、短時間で回答が集まります。
日程調整ツールの活用によって、日程調整ミスを防止できます。リマインダー機能も備わっているので、スケジュールを再確認できる点が重複や伝達漏れなどの防止に繋がっています。
日程調整ツールを導入する場合は、既存のサービスを使うか、自社で開発・外注するかの2つの方法があります。それぞれコストやカスタマイズのしやすさ・運用体制が違うので、自社に合った方法を選ぶことが大切です。
導入時には、社内の利用部門や利用人数・案件内容なども整理しておくとスムーズです。また、既存システムとの連携やアカウント管理方法・情報セキュリティなどは事前に確認しておくことでトラブルを防止できます。
既存サービスを利用するケース、自社用に開発・発注するケースを見ていきましょう。
既存サービスを利用する際は、SaaS型の日程調整ツールの導入がおすすめです。初期費用を抑えて、短期間で運用を始められます。
さらに、既存サービスはアップデートや新機能が自動的に提供されることが多いので、保守作業を自社で行う必要がない点もメリットです。
自社用に発注する際は、業務フローや顧客管理システムなどと連携できるようにしましょう。なお、自社の要件に合わせたい場合は外注開発が有効です。ただし、独自のシステムを開発できますが、費用や納期などがかかります。
また、自社用に開発することで既存の業務フローに沿った柔軟な設定や連携、さらには顧客向けの機能を追加できます。これにより、担当者の負担を最小限に抑えられ、日程調整業務が効率化されるでしょう。
日程調整ツールの外注開発を成功させるには、事前準備と開発会社の選定が重要です。以下の3つのポイントを見てみましょう。
日程調整ツールを開発するにあたって、以下の必要機能をせいりしておきましょう。
予約受付
カレンダー連携
通知機能
社内管理画面
外部連携
リマインダー機能
必要な機能とオプションを明確にして、それらを備えたツールを利用することで日程調整がスムーズになります。また、リマインダーやカレンダー連携によって参加者の予定忘れを防止できるため、スケジュール管理が柔軟に行えるでしょう。
外注でツール開発や業務システムを依頼する場合は、開発実績がある会社を選んでください。開発中は定期的に進捗状況を確認して、計画通りに進んでいるか、問題が発生していないかをチェックしましょう。
また、関係者と密にコミュニケーションを取り、不明点や疑問があればすぐに確認することが重要です。これにより、トラブルを防ぎスムーズに開発を進められます。
ツール開発の費用と納期を確認する際は、開発する機能に優先順位をつけて、本当に必要なものだけに絞ることが大切です。これにより、無駄な工数やコストを軽減できます。なお、小規模な予約システムであれば10万円から、多機能を搭載したシステムでは100万円からが相場です。
また、納期やスケジュールを確認して見積比較や段階導入も検討すると、無理なく効率的に開発を進められます。
ここでは、導入検討時や外注開発でよくある疑問点についてお答えします。
日程調整ツールは会議やイベント、商談などの予定を自動で調整できる便利なツールです。日程調整は担当者がメールや電話、チャットで一つひとつ確認しなければならず、確認漏れやミスが起こりやすい業務となります。こうした作業をツールにより効率化することで、時間削減や情報管理のしやすさ、ダブルブッキング防止などに繋がり、業務全体の効率が大きく向上するでしょう。
また、日程調整ツールを自社で開発する場合や外注を検討する際は、事前に必要な機能や過去の開発実績・費用・納期などを整理しておくことが重要です。自社の規模や業務上の課題に応じて最適な方法を選ぶことで、導入後の運用もスムーズになります。
特に、外注での開発を検討している企業はReady Crewの活用がおすすめです。開発経験が豊富で導入後も安心できる、最適なパートナーを無料で紹介します。効率的な日程調整を実現したい企業は、ぜひ一度ご相談ください。
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